Success Story: Application Lifecycle Management in SAP S/4HANA-Projekten

Vom SAP S/4HANA-Einführungsprojekt bis in den Produktivbetrieb – Synaworks unterstützt globalen Chemiekonzern beim Test Management

S/4HANA-Einführungsprojekte stehen derzeit in vielen SAP-Anwenderunternehmen an. Gerade bei Greenfield-Ansätzen bleibt oft kein Stein auf dem anderen. Wo sich Prozesse ändern, muss aber auch getestet werden, sonst geht der Neustart der ERP-Landschaft nach hinten los. Einen großen deutschen Chemiekonzern hat Synaworks beim Test Management während seiner SAP S/4HANA-Migration unterstützt – vom Projekt bis in den laufenden Betrieb.

Die Ausgangssituation

Rund 9.000 SAP User zählt der führende, global aufgestellte Spezialchemie-Konzern, den Synaworks beim Test Management im Zuge seiner S/4HANA-Transformation beraten hat. Durch den S/4HANA Greenfield-Ansatz will der Konzern seine Geschäfsprozesse mit SAP künftig noch effizienter gestalten. Hierfür wurden im Vorfeld alle Business-Prozesse auf den Prüfstand gestellt und in S/4HANA neu angelegt. 

„Jede Änderung eines Systems birgt Risiken: Sind sie schlecht umgesetzt, führen sie zu Fehlern, unter Umständen werden auch unerwünschte Anpassungen vorgenommen. Hier setzt ALM an“, erklärte der Head of Team SAP System Operation.

SAP Solution Manager 7.2 als ALM-Plattform

Der Konzern bildet seine ALM-Prozesse seit langem über den SAP Solution Manager ab. Mit der bisherigen Version war jedoch kein in sich konsistentes ALM über alle SAP-Stränge hinweg möglich. Es gab verschiedene Vorgangsarten und isolierte Tests. Im Zuge des S/4HANA-Projektes wurde deshalb ein Upgrade auf Version 7.2 durchgeführt. Damit stand die Basis: eine State-of-the-art- ALM Plattform zur Unterstützung von S/4HANA, die keine zusätzlichen kundeninternen Entwicklungen mehr erfordert. Gleiche Vorgangsarten für alle Systemstränge, integrierte Testphasen über Systemgrenzen hinweg, einheitliche Release Zeitpunkte für alle angebundenen SAP-Systeme.

Warum ALM schon bei der SAP S/4HANA-Einführung mitdenken?

Durch Cloud-Modelle und hybride Systeme (ECC, S/4HANA) steigt die Komplexität in der IT-Welt immer weiter an. Hier bietet ein ganzheitliches ALM perfekte Lösungsansätze, um die technischen Abhängigkeiten in den Griff zu bekommen. Unternehmen können darüber hinaus ihre interne SAP-IT besser positionieren und kommen so zu einer neuen Art der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.

Ein ganzheitliches ALM Konzept auf 3 Ebenen:

1. Prozessuale Dimension:
Wie sind neue IT-Prozesse definiert und zu designen, wie sind sie miteinander integriert, wie lassen sie sich technologisch abbilden? 

2. Technologische Dimension:
Wie viel Funktionalität soll im neuen Solution Manager abgebildet werden, wie viel in anderen Tools (Jira, ServiceNow)? 

3. Organisatorische Dimension:
Welche Auswirkungen haben die neuen IT-Prozesse auf die Organisation, welche Rollen und Verantwortlichekiten sind zu definieren (Release Manager, Test Manager, …)? 

Konkreter Startpunkt ist immer die Erstellung einer ALM-Roadmap. Tools stehen nie im Vorder­grund. Wesentlich ist das Design von integrierten IT-Prozessen.
Daniel Kohl, CEO Synaworks

1. Phase: Test Management innerhalb der SAP S/4HANA-Einführung

Zu Beginn des S/4HANA-Projektes wurde zunächst die in Jira/Confluence angelegte IT- und Umsetzungs­Dokumentation in den Solution Manager überführt. Parallel entwarf Synaworks ein Konzept für die Durchführung von Integrations- und User Acceptance-Tests und richtete die dafür erforderlichen Werkzeuge mit der Test-Suite-Erweiterung Focused Build im Solution Manager ein. Gemeinsam mit dem Projektteam beim Kunden entstand eine Entscheidungsvorlage für die zukünftige SAP-Systemlandschaft. Die Erstellung und Durchführung von 1.600 Testfällen begleitete Synaworks im Zuge des Test Managements. 

Für die parallel gestarteten Entwicklungen des nächsten SAP-Rollouts implementierte Synaworks die Focused Build-Lösung, die nun auch den Requirement-to-Deploy-Prozess umfasst. ALM-Roadshows und rollen basierte Trainings sorgten über das gesamte S/4-Projekt hinweg dafür, dass alle anstehenden Veränderungen im Hinblick auf größtmögliche Akzeptanz angemessen kommuniziert und trainiert wurden. 

2. Phase: SAP Betrieb (Ready-for-Operations)

Parallel zum ersten S/4HANA-Rollout wurde der Solution Manager als zentrale ALM-Plattform live gesetzt. Jeder SAP-relevante Change wurde per Schnittstelle aus dem zentralen ITSM-Tool ServiceNow an den Change und Release Management Prozess im Solution Manager weitergeleitet. So ist der Kunde in der Lage, den Rollout im Betrieb weiter zu betreuen und zu warten. Erste KPls wurden definiert, um das Thema Governance abzudecken. So lässt sich messen, wie gut die neuen IT-Prozesse in der Praxis gelebt werden. Parallel wurde der Veränderungsprozess auf der Organisationsebene weiter begleitet um die neue Rollen und Verantwortlichkeiten langfristig zu etablieren. 

Wie es weitergeht: 

Durch die Dokumentation im Prozess Management ist der Konzern künftig in der Lage, technische Change-Impact­Analysen durchzuführen. Sie geben Antwort darauf, welche Auswirkungen Änderungen auf bereits genutzte produktive Funktionalitäten haben. 

liegen erst einmal strukturierte Testfälle aus der Projektphase vor, kann außerdem geprüft werden, welche sich davon als Regressionstests wiederverwenden, standardisieren und damit automatisieren lassen. Gerade angesichts der immer häufiger angewendeten agilen Softwareentwicklung ist ein kontinuierliches Test Management unabdingbar. 

Durch den standardisierten Change und Release Prozess konnte die Transparenz und Planbarkeit für alle involvierten Rollen erhöht – und dadurch eine engere Zuzsammenarbeit mit dem Fachbereichen erreicht werden. 

Highlights im Projekt: 

  • Integriertes und ganzheitliches Testmanagement für SAP Projekt­- und Betriebsphase 
  • Ablauf des Test Prozesses – von Planung über Testfallerstellung bis hin zum Reporting – mit dem SAP Solution Manager als zentrale, integrative ALM Plattform 
  • Hohe User-Akzeptanz durch frühzeitige Einbindung der Stakeholder mit Roadshows und rollenbasierten Schulungen 
  • Bestmöglicher Überblick über Teststatus und Testfortschritt, verlässliche Rückverfolgbarkeit von Fehlermeldungen durch Einsatz des Test Suite Dashboards im SAP Solution Manager 

Kernaspekte ALM und S/4HANA: 

Prozess Management:
Mit dem Solution Manager als ALM Plattform lassen sich sowohl Geschäftsprozesse als auch die IT-Dokumentation managen – im Projekt initiiert, übergeben an den Betrieb 

Test Management:
Strukturiertes und effizientes Testen bedeutet: Testfälle aus dem Projekt können im späteren Betrieb wiederverwendet werden. 

Change und Release Management:
Ein systemübergreifend planbares und kontrolliertes Ände­rungsverfahren für Projekt und Betrieb – ,,Ready-or-Opera­tions“. 

SAP-IT raus aus dem Maschinenraum

Wenn sich SAP-Partner bei neuen Themen zusammentun, kommen SAP-IT-Abteilungen schneller zu einer neuen Identität und Schlüsselrolle: als Enabler und Innovationspartner für die Fachbereiche im eigenen Unternehmen

Es ist eine durchaus komfortable Lage, in der sich SAP-Beratungshäuser derzeit befinden: Schon jetzt ist die Nachfrage immens und sie wird in den kommenden Jahren weiter rasant ansteigen: S/4HANA-Projekte und alle angrenzenden technischen Neuerungen im SAP-Umfeld  fordern bereits heute alles von der internen SAP-IT der Unternehmen. Um die Relevanz und den eigenen Stellenwert im Unternehmen auszubauen, benötigt die SAP-IT Unterstützung.

Consultinghäuser sollten hier zusammenarbeiten und ihre Kräfte bündeln, anstatt sich gegenseitig Konkurrenz zu machen. Der Markt an SAP-Kunden ist groß genug und wird weiter wachsen. Beispiel Application Lifecycle Management (ALM): Wenn in den nächsten Jahren immer mehr Unternehmen ihren bisherigen SAP Solution Manager durch das neue Tool Cloud ALM ablösen, braucht es Expert:innen, die sich damit auskennen. Solche findet man in Deutschland aber nicht an jeder Straßenecke. Ein weiteres Szenario ist der nächste Paradigmenwechsel für SAP-IT-Abteilungen, getrieben durch die SAP Business Technology Plattform (BTP). Welcher SAP-IT-Leiter hat schon die Zeit, Mittel und Nerven herauszufinden, was man damit alles bewerkstelligen kann? Und zwar sowohl fachlich als auch bezüglich dessen, wie das Thema organisatorisch im Unternehmen verortet werden sollte und welchen Impact das Ganze auf vorhandene Teamstrukturen und Rollen hat. Hier kommen auf Unternehmen auf einmal ganz andere Stakeholder und Zusammenarbeitsmodelle mit den Fachbereichen zu.

SAP-IT: Weg vom reinen Dienstleister-Image

IT-Abteilungen im SAP-Umfeld sind angesichts der neuen Herausforderungen also auf Unterstützung angewiesen. Gleichzeitig bietet sich in diesem Zuge die einmalige Gelegenheit, aus ihrem bisherigen Schattendasein, dem „IT Maschinenraum“, hinauszutreten. Auf der Kommandobrücke des Unternehmen angelangt, gewinnt die SAP-IT eine ganz neue Bedeutung, weg vom Dienstleister, hin zum Innovationspartner und Enabler des digitalen Wandels. In enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen lassen sich durch SAP-Lösungen neue Geschäftsmodelle umsetzen – die vielbeschworene digitale Transformation.

Mauer zwischen IT und Fachbereichen einreißen

Das Problem bislang: IT-Abteilungen (und hier speziell die SAP-IT) sind in den Unternehmen alles andere als sichtbar und stecken zu sehr im operativem „Sumpf“. Weder agieren sie auf Augenhöhe mit den Fachbereichen, noch sind sie in strategische Entscheidungen auf Management-Ebene involviert. Die SAP-IT ist häufig nichts weiter als ein Dienstleister, der sich um den stabilen und sicheren Systembetrieb kümmert. Sie hat oft das Image eines „Verhinderers“ und die Mauer zwischen ihr und den Fachbereichen ist hoch, je größer das Unternehmen, desto höher. Dies macht sich besonders in der Art und Weise der übergreifenden Zusammenarbeit bemerkbar und genau daran kranken auch S/4HANA-Projekte immer wieder.

Deshalb braucht die SAP-IT mehr Freiräume. Durch zunehmende Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft hat sie mehr Zeit, über neue Themen nachdenken zu können. Dadurch gelingt schrittweise die eigene Transformation hin zum internen Berater für die Fachbereiche. Unterstützung dabei geben SAP-Partner, und zwar nicht einzeln, sondern mit vereinten Kräften. Synaworks praktiziert dieses Konzept seit seiner Gründung im Jahr 2018. Das Wort Synapsen (= Verknüpfungen) im Firmennamen sagt schon alles: Hier kämpft nicht jeder einzelne Dienstleister um Kundenprojekte und Marktgewinne, sondern es geht um Zusammenarbeit in Netzwerken und gegenseitige Unterstützung mit einem gemeinsamen Ziel.

Keine opportunistischen Partnerschaften

Die Idee von Synaworks: Unterschiedliche Player am Markt wachsen zusammen, um gemeinsam Ziele zu erreichen und sich gegenseitig zu unterstützen. Nicht opportunistische Partnerschaften für abgegrenzte Projekte sind angesagt, sondern eine langfristig vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem gemeinsamen Ziel, das volle Potenzial der SAP-IT zu entfalten.

Dass dieses Konzept auf fruchtbaren Boden stößt, hat der jüngste Synaworks-Partnertag im Herbst 2022 eindeutig gezeigt. SAP-Fachleute für die verschiedensten Themen von Tool-Set bis Mind-Set kamen in Heidelberg zusammen und tauschten sich darüber aus, wie man Projekte und Initiativen am besten gemeinsam angehen kann. So hat Synaworks in der jüngeren Vergangenheit bereits eine illustre Partner-Community aufgebaut. Für die Kunden bedeutet die Kräftebündelung gleichzeitig Planungssicherheit. Denn im Netzwerk ist auch in größeren Projekten oder zu Spitzenzeiten jederzeit Lieferfähigkeit sichergestellt.

Technologie als Mittel zum Zweck

Technologie alleine springt zu kurz. Connecting People and Technology, das ist unsere Überzeugung, aus der heraus wir Synaworks einst gegründet haben. Indem wir unsere Kompetenzen aus den Bereichen ALM Best Practises, Organisations- und Kompetenzentwicklung zu einem ganzheitlichen Beratungsansatz verbinden, befähigen wir die SAP-IT, ihr volles Potential zu entfalten. Gemeint ist: Wenn die Gruppe zum Team wird, steigert sich ihre Performance und damit die Wirksamkeit automatisch. Und durch die Kompetenzentwicklung über die reinen fachlichen Skills hinaus, also von der Person hin zur Persönlichkeit, sind künftige Erfolge und persönliche Entwicklung bereits mit angelegt. Die Technologie ist bei alldem nur Mittel zum Zweck, um Wachstum und vor allem den Wandel der SAP-IT hin zum Enabler der digitalen Transformation auf Augenhöhe mit den Fachbereichen zu ermöglichen.

Das Synaworks-Partnernetzwerk ist also weniger fachgetrieben – wenngleich natürlich auch im Netzwerk Spezialist:innen für jeweils konkrete Themen vorhanden sind, deren Fachgebiete sich überlappen. Synaworks unterscheidet zwischen sogenannten Delivery Partnern, die bei eigenen Projekten mit ins Boot geholt werden, und Sales-Partnerschaften (zum Beispiel mit MHP, CBS und Innflow). Hier integriert der Leadpartner die speziellen Services von Synaworks in sein eigenes Portfolio dem Endkunden gegenüber. Dafür hat Synaworks Small-, Medium- und Large-Pakete definiert, welche die Partner in ihre Angebote integrieren können.

Zahnräder im System einer Community

Sales-Partnern zum Beispiel fehlt oft das spezielle Wissen darüber, wie man ein integriertes Application Lifecycle Management etabliert. Hier kann Synaworks  aufzeigen, welche Veränderungen ein ganzheitliches ALM mit sich bringt und welche Auswirkungen auf vorhandene Organisations- und Teamstrukturen zu berücksichtigen sind. Auf dieser Basis wird dann entschieden, wie man beispielsweise die passenden Tools implementiert und den daraus resultierenden Veränderungsprozess auf Rollen, Teams und Zusammenarbeit in der Organisation initiiert und begleitet.

Jeder involvierte Partner ist Zahnrad im System einer Community, die sich vernetzt und ihre Erfahrungen austauscht, um die SAP-IT zu stärken und in eine neue Schlüsselrolle im Unternehmen zu transformieren. Das ist der Grundgedanke. Wenn er funktioniert, dürften sich auf den Kommandobrücken der Unternehmen schon bald sehr viel mehr SAP-Teams zeigen als bisher.

Wenn Sie mit uns #ZusammenWachsen und auch Teil der Partner Community werden wollen, dann kontaktieren Sie uns unter: info@synaworks.com.