Schluss mit veralteter Prozessdokumentation – Entdecken Sie die Funktion Change Control im SAP Solution Manager 7.2

Seit dem Solution Manager 7.2 gibt es innerhalb der Lösungsdokumentation nicht mehr nur die eine “Version” der Prozessstruktur und der dazugehörigen Objekte und Dokumente, sondern mehrere. Im Zuge dessen ist es möglich das Design der Prozesse, Dokumente etc. in einer separaten Umgebung durchzuführen, während die aktuelle produktive Version der Prozesse und Dokumentation jedoch geschützt bleibt.

Ähnlich zu Entwicklungen in einer SAP Systemlandschaft stellt sich dann die Frage, wie die Änderungen aus der Design in die Produktive Umgebung gelangen, im besten Fall synchronisiert zu der technischen Implementierung. Hier kann die “Change Control” Option das Bindeglied zwischen der Lösungsdokumentation und Ihrem Change Control Management Prozess sein.

Wie sind die Versionen im Solution Manager abgebildet?

Bei den verschiedenen “Versionen” der Lösungsdokumenten spricht man von sogenannten Branches. Mit der Analogie zu einer SAP Systemlandschaft lässt sich das Prinzip der Branches gut erklären. Hier werden verschiedene Tätigkeiten in den dafür vorgesehenen Branches durchgeführt – ähnlich wie in einem Entwicklungs- und Produktivsystem. Im Entwicklungssystem führt man die Anpassungen an Objekten durch. Sind sie final angepasst, werden die Änderungen in das produktive System überführt. Solange die neue Version noch nicht komplett abgeschlossen ist, ist im produktiven System die “alte” Version noch immer aktiv.

Dieses Prinzip lässt sich über die Branches auch auf die Inhalte der Lösungsdokumentation übertragen. Hier spricht man dann beispielsweise von der sogenannten Maintenance Branch (entspricht dem “Entwicklungssystem”) und der Production Branch (entspricht dem “Produktivsystem”),  in welcher sich keine Änderungen durchführen lassen. Verglichen mit der alten Business Blueprint aus den vorherigen Solution Manager Versionen ergibt sich folgender Vorteil: es lassen sich alle Inhalte in der Maintenance Branch anpassen, ohne dass die Änderungen direkt in der Production Branch sichtbar sind. In der Production Branch findet der Support beispielsweise immer die aktuell gültige Dokumentation zu den produktiv genutzten Prozessen.

Wie findet der “Transport” statt?

Damit eine solche Umgebung funktioniert und die Stände aktuell gehalten werden, muss man sich – analog zum SAP Transportwesen – eine Vorgehensweise erarbeiten, wie die fertiggestellten Anpassungen am Ende in die Production Branch gelangen. Um Änderungen in die nächste Branch zu überführen, müssen sie manuell innerhalb der Lösungsdokumentation freigegeben werden.

In diesem manuellen Verfahren verliert man, insbesondere bei großen Organisationen und vielen Änderungen leicht den Überblick. Die Aktivierung der sogenannten Change Control Option schafft hier eine Erweiterung. Hiermit kann die Lösungsdokumentation in das Change Request Management eingebunden werden.

Integration in das Change Request Management

Wird die Change Control Option für eine Branch über die Lösungsverwaltung aktiviert, können innerhalb dieser Branch nur noch Änderungen im Rahmen der Lösungsdokumentation vorgenommen werden, nachdem ein entsprechendes Änderungsdokument (z.B. Normal, Urgent Change etc.) ausgewählt wurde. Das Änderungsdokument dient in diesen Fall als “Transportauftrag”, um die Änderungen kontrolliert in die Production Branch zu überführen.

Die Zuordnung zu einem Änderungsdokument lässt sich dann entweder direkt aus der Lösungsdokumentation oder im Änderungsdokument (im Reiter Lösungsdokumentation) durchführen. Im Änderungsdokument sind später entsprechende Aktionen und Prüfungen integriert, welche die Änderungen beim Live-setzen automatisch in die Production Branch “transportieren”.

So lassen sich neben den technischen Anpassungen – sprich Transporte, die im Änderungsdokument enthalten sind – auch die Dokumentenänderungen und strukturellen Änderungen in der Lösungsdokumentation gemeinsam transferieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sowohl die Anpassung eines Objektes, als auch die zugehörige Dokumentation sauber in der jeweiligen produktiven Umgebung ankommen.

Auch in kundeneigenen ChaRM-Vorgangsarten können die Aktivitäten mit aufgenommen werden, wenn sie nicht ohnehin bereits aus dem SAP Standard Vorgangsarten überführt wurden. An dieser Stelle ist es im Übrigen auch möglich den Zeitpunkt anzupassen, beispielsweise wann ein Dokument in die Production Branch überführt werden soll.

Was sind die Konsequenzen?

Man muss sich bewusst sein, dass nach der Aktivierung der Change Control für jede Änderung, in der spezifischen Branch, ein Änderungsdokument notwendig ist. Beispielsweise auch für die Freigabe von Dokumenten – das entspricht einer Statusänderung oder der Anpassung von Testfällen. Die Change Control ist nicht auf verschiedene Objekttypen einzuschränken, sondern ist für alle Elemente gültig. Falls reine Änderungen an der Lösungsdokumentation übertragen werden sollen, macht es im folgenden Schritt Sinn eine Vorgangsart im ChaRM ohne Transportanbindung einzurichten – wie etwa den General oder Admin Change.

Darüber hinaus ist eine Rollenzuweisung (Partnerfunktion) im zugehörigen Änderungsdokument zwingend notwendig. Nur so steht das Änderungsdokument in der Branch auch zur Verfügung. Hier lässt sich wieder die Analogie zum Transportauftrag herstellen: nur wer dort als Mitarbeiter hinterlegt ist, kann auch dem Transport bzw. der Aufgabe Änderungen zuordnen.

Zuletzt sollte nicht unerwähnt bleiben, dass die Aktivierung bzw. Deaktivierung der Change Control nur möglich ist, wenn alle Änderungen aus dieser spezifischen Branch in die Production Branch überführt wurden. Das bedeutet, dass beispielsweise die Maintenance und Production Branch den gleichen Stand benötigen.

Fazit

Mit der Change Control Option bietet die SAP eine sinnvolle Integration für die Änderungskontrolle innerhalb der Lösungsdokumentation in das Change Request Management. Hierdurch kann sichergestellt werden, dass sowohl technische Änderungen als auch die dazugehörige Dokumentation gemeinsam live gesetzt werden und so auch keine Inhalte in der Maintenance Branch “vergessen” werden.

Speziell in großen Organisationen ist es kaum möglich ohne Change Control die Aktualität der Dokumente zu gewährleisten. Ohne die Funktion ist hier mit alten, inkonsistenten Ständen von Prozessen und Dokumentationen zu kämpfen, welche nie dem produktiven Stand entsprechen – oder sich nur schwer eindeutig identifizieren lassen. Genau hier setzt die Change Control an, um die sonst aufwändige, manuelle Organisation, durch einen Automatismus zu unterstützen.

Wenn Sie bereits mit dem Change Request Management arbeiten und die Dokumentation mit in diesen Prozess aufnehmen wollen, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf die Funktion zu werfen. Die zuvor genannten Konsequenzen ergeben sich aus dem dann strengeren Prozess, durch welchen Sie jedoch im Endeffekt mehr Sicherheit und Konsistenz über Ihre Dokumentation erlangen.

Wie können wir Sie unterstützen?

Wir beraten und begleiten Sie bei der Konzeption, Implementierung und Umsetzung einer ALM Plattform – auf prozessualer, technischer und organisationaler Ebene und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die beste Strategie, wie die Funktionen in Ihrer aktuellen Situation bestmöglich eingesetzt werden können.

Wenn Sie sich einen ersten Überblick verschaffen wollen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Synaworks Academy Trainings „Application Lifecycle Management mit SAP Solution Manager 7.2 für SAP S/4HANA“ .

Natürlich stehen wir Ihnen als Beratung jederzeit zur Verfügung. Wir sind gespannt und freuen uns sehr auf Ihre Kontaktaufnahme!

Verstehen, warum die Organisation handelt, wie sie handelt

Die Kultur einer Organisation ist aktuell ein viel diskutiertes Thema. Wir meinen zu Recht, hat die Kultur doch einen wesentlichen Einfluss darauf, wie Dinge in einer Organisation umgesetzt werden. Je mehr über Kultur gesprochen wird, desto mehr ereilt dem Thema jedoch das Schicksal anderer „Buzzwords“: es muss für vieles herhalten, alles wird „kulturell“ erklärt und die Auseinandersetzung bleibt häufig an der Oberfläche.

Nachfolgend skizzieren wir wesentliche Aspekte, was Kultur ist und wie sie wirkt. Zum Abschluss schlagen wir vier konkrete Maßnahmen vor, wie sich Teams und Organisationen dem Thema Kulturentwicklung nähern können.

Was ist Kultur?

Kultur ist die informelle Seite der Organisation. Sie ist die Summe der geteilten Werte, Glaubenssätze und Denkhaltungen einer Gemeinschaft. Sie entsteht dabei aus geteilten Erfahrungen, die sich als hilfreich erwiesen haben. So ergibt sich Kultur ohne Zutun automatisch.

Abbildung 1: Eisberg-Modell nach E.H. Schein

Es gibt kein richtig oder falsch.

In der Betrachtung kultureller Ausprägungen gibt es kein richtig oder falsch. Ob ein Wert hilfreich ist oder nicht hängt vom jeweiligen Kontext ab: ist der eine Wert in Situation A nützlich, erscheint der gleiche Wert in Situation B eher hinderlich. Zu jedem Wert (z.B. Mut) gibt es immer einen „Gegenwert“ (z.B. Besonnenheit), der auch erstrebens­wert ist und mit dem ersten Wert in Kon­kurrenz steht. Es gilt, kontext­abhängig die richtige Balance zu finden und Über­treibungen (in diesem Beispiel Leicht­sinn bzw. Ängstlich­keit) zu ver­meiden.

Wie wirkt Kultur?

Kultur reduziert Komplexität

Kultur beeinflusst, wie sich die Mitglieder einer Organisation verhalten ­– wie sie bspw. Regeln auslegen und welches Verhalten angemessen erscheint, wenn es keine Regeln gibt. Beides ist abhängig von der jeweiligen Werteausprägung. Damit ermöglicht Kultur, Komplexität zu reduzieren. Sie ist wie eine Art Kompass, der den Beteiligten ermöglicht, aus der Vielzahl an (Verhaltens-) Möglichkeiten die zu wählen, die das jeweilige System akzeptiert.

Kultur eröffnet Flexibilität für situationsgerechtes Handeln

Kultur eröffnet Spiel-räume, in denen die Mitglieder flexibel und frei innerhalb bestimmter Leitplanken agieren können – entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Situation. Diese Freiräume, im Innovationskontext auch „slack“ genannt, erweitern die Handlungsmöglichkeiten und -fähigkeiten einer Organisation und ermöglichen wiederum, Komplexität zu managen. In einer Welt, in der Komplexität und Unsicherheit weiter zunehmen ist das ein bedeutender Erfolgsfaktor.

Kultur kann nicht entschieden werden

Kultur kann nicht direkt beeinflusst werden. Die Vorgabe des Managements, „man müsse innovativer werden“ wird genauso wirkungslos verpuffen wie die organisationsinterne Kommunikation der „neuen“ Unternehmenswerte, nach denen ab jetzt gehandelt werden solle. Kultur ist eine unentscheidbare Entscheidungsprämisse. Daher sind die meisten Kulturprogramme wirkungslos. Kultur kann nur indirekt beeinflusst werden, indem die wünschenswerten Werte mit klaren Entscheidungsprämissen und gezielten Interventionen verknüpft werden.

Kultur wirkt implizit

Eine Kultur wirkt unausgesprochen. Kommen neue Mitarbeiter in eine Organisation, merken sie sehr schnell, was die unausgesprochenen Verhaltensnormen sind – z.B. wie pünktlich erscheint man zu Meetings, wie geht die Organisation mit unterschiedlichen Perspektiven um oder wie Mittagspausen gestaltet werden. Lernt die/der „Neue“ diese impliziten Regeln nicht schnell hat sie/er nur geringe Chance, in dem System zu bestehen.

Kultur kann gemessen werden  

Entgegen der weitläufigen Meinung, Werte seine „weiche“ Faktoren, kann die jeweilige Werte- bzw. Kulturausprägung eines Teams oder einer Organisation durch Evaluationen valide gemessen werden. Die Werteausprägung seines eigenen Teams schwarz auf weiß zu sehen ist sehr hilfreich. Dabei machen wir immer wieder zwei Erfahrungen. Der Blick auf die eigenen Werteausprägungen ist immer mit einem großen „Aha-Effekt“ verbunden. Die Teilnehmer verstehen plötzlich, warum sie sich mit bestimmten Herausforderungen schwertun und mit häufig gleichen Mustern auf bestimmte Themen reagieren.

Eine Organisation mit beispielsweise starken Ausprägungen in traditionellen Werten, in denen Konformität, das Einhalten von Strukturen und die Sicherheit eine große Bedeutung für die Beteiligten haben, wird sich mit neuen oder bisher unbekannten Strukturen (z.B. einer agilen Zusammenarbeit) schwertun. Ganz anders als Organisationen, die eine hohe Affinität zu Unsicherheit und Unbekanntem haben und es lieben, Neues auszuprobieren. Dieses Wissen über die eigenen “Schwerpunkte” ermöglicht den Teilnehmern, die eigenen Verhaltens- und Reaktionsmuster besser zu verstehen und auf dieser Basis geeignete Maßnahmen für Veränderungen abzuleiten.

Zum anderen bilden diese „insights“ eine geeignete Ausgangsbasis, um im Team darüber zu diskutieren, welche zusätzlichen Werteausprägungen als erstrebenswert erachtet werden. Das gemeinsame Verständnis über die „wünschenswerten“ Werte bildet eine geeignete Basis für die Überlegung, wie diese mit (entscheidbaren) Entscheidungsprämissen der Organisation verknüpft werden können.

Wollen sich Organisationen dem Thema Kulturentwicklung nähern, empfehlen wir folgende Schritte:

  1. Vermittlung von Wissen, was Kultur ist, wie sie wirkt und warum die Auseinandersetzung darüber wichtig erscheint.
  2. Transparenz über die Ist-Situation der aktuellen Werteausprägung. Das kann über Evaluationen (online gestützte Erhebungen) oder geeignete Workshop-Formate erfolgen.
  3. Reflektion, welche konkreten Verhaltensweisen das Team als wünschenswert erachtet und entwickeln möchte.
  4. Verknüpfung der gewünschten Verhaltensweisen mit entscheidbaren Prämissen (Abläufe, Entscheidungswege, Rollen, Kompetenzen, …) und gezielten Interventionen.

Wir unterstützen Organisationen und Teams in der Weiterentwicklung der eigenen Organisationskultur und der nachhaltigen Etablierung im System.

Focused Insights – Eine neue Ära für das Reporting mit dem SAP Solution Manager 7.2

Es ist keineswegs übertrieben zu behaupten, dass die enorme Menge an Daten, die im SAP Solution Manager durch verschiedenste Szenarien und angebunden Systemen zusammenlaufen, einer Goldmiene gleichen. Um aus diesem vergrabenen Potenzial aber auch tatsächliche Mehrwerte zu ziehen, braucht es handhabbare und primär flexible Möglichkeiten die Daten darzustellen. Vor allem der Aspekt Daten aus verschiedenen Szenarien miteinander in Beziehung zu setzen und gemeinsam darstellen zu können, ist unseren Kunden wichtig.

Nun ist es so, dass Reporting und vor allem Dashboards bisher nicht gerade die Themen sind, für welche der Solution Manager bekannt ist. Große Fortschritte wurden hier schon mit den Focused Build Funktionalitäten, beispielsweise durch das Solution Readiness oder Test Suite Dashboard, realisiert. Aber ein wahrer Schlüssel zum Datenschatz ist die neue Lösung rund um Focused Insights! Und darüber hinaus ist diese – wohlgemerkt – kostenlos!

Focused Insights ist neben Focused Build und Focused Run in die Gruppe der Focused Solutions einzuordnen. Mit dem Ansatz der Focused Solutions hat die SAP einen intelligenten Weg gefunden, Kunden die Art von Innovation zu bieten, um moderne und agile Arbeitsweisen mit Hilfe des Solution Managers zu etablieren. Während Focused Build sich mit der Umsetzung agiler Projekt-Methodiken innerhalb von SAP-Projekten am Markt bereits einen Namen gemacht hat (im Fokus liegen hier S/4 Einführungen), ist Focused Insights der noch unbekannte kleine Bruder. Unserer Meinung nach wird sich der Bekanntheitsgrad aber in naher Zukunft ändern.

Natürlich gibt es zahlreiche Reporting-Anwendungen in den reinen Standard-Funktionalitäten. Die einzelnen Szenarien bieten teilweise sogar sehr umfangreiche Möglichkeiten. Man denke hier beispielsweise an Test Suite Analytics. In unseren Projekten haben wir allerdings hinsichtlich den Punkten Flexibilität und Integration zwischen verschiedenen Szenarien immer wieder Grenzen feststellen müssen. Eigenentwicklungen oder Excel sind zwar eine Möglichkeit, aber führen zu hohen Instandhaltungskosten und oft unzureichender Verlässlichkeit bezüglich Konsistenz und vor allem Aktualität.

Die Nachricht, dass mit Focused Insights nun ein Add-on verfügbar sein soll, welches „ready-to-use“ Dashboards bietet, die ohne Programmierkenntnisse auf individuelle Kundenwünsche angepasst werden können, hat uns – zugegeben nicht frei von Skepsis – aufhorchen lassen. Nach einigen Monaten der Nutzung ist die anfängliche Skepsis allerdings großem Enthusiasmus gewichen. Die Einrichtung ging deutlich schneller als wir das sonst von SAP-Lösungen gewohnt sind. Insbesondere wenn Sie Focused Build schon im Einsatz haben, reduziert sich der Aufwand deutlich. Grund hierfür ist, dass beide Lösungen auf der ST-OST Komponente basieren.

Nun aber zu den Kronjuwelen in Focused Insights: den Dashboards.

Abbildung 1: Focused Insights Startseite: Dashboard Kategorien

Auf dem Focused Insights Startbildschirm sehen Sie zunächst acht verschiedene Gruppierungen von Dashboards (siehe Abbildung 1). Diese umfassen die Best Practices für bestimmte Zielgruppen. Beispielsweise werden im Strategic Dashboards Daten so konsolidiert, dass sie Managementzwecke erfüllen. Im Tactical und Operations liegt der Fokus auf Monitoring-Daten. im Rahmen von ALM sind die die Operations Control Center (OCC) Dashboards am interessantesten. Denn hiermit können wir die entsprechenden Anforderungen am besten bedienen. Ein Dashboard besteht aus sogenannten Gadgets – eine der 12 Grafiken in Abbildung 2.

Innerhalb der Gadgets können Sie als Dashboard-Ersteller Queries definieren, welche die Daten über eine Vielzahl an verfügbaren Data Providern aus dem oben erwähnten Solution Manager Datenschatz abgreifen. Je nach ausgewähltem Data Provider stehen Ihnen verschiedenste Möglichkeiten für die Aufbereitung oder bedingter Formatierung zur Verfügung.

Sie sehen schon, ganz ohne neue Vokabeln und Strukturen kommt auch Focused Insights nicht aus. Dennoch: Eine Darstellung von Daten aus dem Solution Manager auf derartig hohem Niveau kombiniert mit einer Flexibilität für sehr spezifische Anforderungen war noch nie so einfach!

Eine gute Nachricht ist, dass SAP bereits einige Gadgets lauffähig zur Verfügung stellt. Diese lassen sich entweder genauso übernehmen, oder je nach Anforderung anpassen. Ein Dashboard für die alltäglichen Reporting Anforderungen ist also tatsächlich schnell gebaut. Aber auch bei anspruchsvollen und komplexeren Sachverhalten, wie beispielsweise einer Akkumulierung von noch nicht abgeschlossenen Tickets einer bestimmten Support-Gruppe oder komplexen Berechnungen über den „Calculation“ Data Provider ist einiges möglich. Darüber hinaus lassen sich über Berechtigungen und / oder über einen Expertenmodus für Befehle Einschränkungen der Dashboards steuern. Ein, im Vergleich zu den bisherigen Reporting-Lösungen, gewaltiger Mehrwert ist aber die Integration von verschiedenen Szenarien.

Es ist beispielsweise möglich, Zusammenhänge zwischen Ergebnissen aus der Test Suite mit dem ITSM darzustellen und darauf basierend ein Business Process Monitoring auszuwerten. Sie als Dashboard-Ersteller allein entscheiden welche Informationen in einem Dashboard gemeinsam dargestellt werden. Ständige Wechsel zwischen Szenarien und Oberflächen sind durch diesen zentralen Aspekt nicht mehr notwendig. Ein Absprung aus einem Dashboard in die tatsächlichen Tickets/Objekte in den Solution Manager Szenarien lässt sich ohne Weiteres in den Drilldown-Möglichkeiten eines Gadgets definieren.

Abbildung 2: Beispiel für ein Dashboard mit 12 Gadgets

Unzählige weitere Möglichkeiten gibt es noch zu entdecken. Beispielsweise ein Dark-Mode oder automatische Dashboard-Wechsel im Cockpit Style, die sich gut auf einem großen Flatscreen in Ihrem OCC-Office machen würden.

Fazit

Neben den knackigen Dashboards in SAP UI5 Gewand – übrigens auch schön auf mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone – besticht Focused Insights vor allem durch seine Einfachheit und Flexibilität. Natürlich auch durch die nicht zusätzlich anfallenden Lizenzkosten.

Da Focused Insights bereits unzählige Möglichkeiten bietet und diese momentan kontinuierlich sehr stark ausgebaut werden, ist unser Rat: Werden Sie sich zunächst klar welche Informationen Sie aus Ihren Prozessen im Rahmen eines Reportings darstellen wollen. Erst im darauffolgenden Schritt sollten Sie die Umsetzbarkeit in Focused Insights evaluieren. Grundsätzlich ist ein geeigneter Zeitpunkt, um über den Einsatz nachzudenken, wenn Sie mit Ihren Reporting-Anforderungen innerhalb der Standard- oder auch Focused Build Funktionalitäten an Grenzen stoßen.

Im Zusammenhang mit SAP Activate lassen sich durch Focused Insights in jeder Phase Ihres SAP S/4 HANA Projekts Mehrwerte erreichen. Am ehesten ist es aber in die Phase „Run“ einzuordnen. Prinzipiell ist im Zusammenhang mit einer S/4 Einführung ein leistungsfähiges Application Lifecycle Management mit aussagekräftigem Reporting als ein entscheidender Erfolgsfaktor einzustufen. Hierbei ist es essenziell, frühzeitig – am besten parallel zum S/4 Kickoff– eine ALM Roadmap aufzubauen, so dass das S/4 Projekt in jeder Phase optimal unterstützt werden kann. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag SAP Solution Manager 7.2 – der Weggefährte des S/4HANA Projekts.

Wie können wir Sie unterstützen?

Wir beraten und begleiten Sie bei der Konzeption, Implementierung und Umsetzung einer ALM Plattform – auf prozessualer, technischer und organisatorischer Ebene – um Ihre S/4 Reise zu einem Erfolg zu machen. Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Praxiserfahrung und gesammelten Best Practices vieler Umsetzungsprojekte dabei, Ihren „wünschenswerten Zustand“ zu erarbeiten, umzusetzen und in der Organisation langfristig zu etablieren. Für einen ersten Einblick in das Thema möchten wir Ihnen unsere Discovery Workshops für den SAP Solution Manager und Focused Build empfehlen. Wenn Sie sich einen ersten Überblick verschaffen wollen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Synaworks Academy Trainings „Application Lifecycle Management mit SAP Solution Manager 7.2 für SAP S/4HANA“ und „SAP S/4HANA mit Focused Build agil umsetzen“. Natürlich stehen wir Ihnen als Berater in jeder Phase Ihrer S/4HANA Reise zur Verfügung. Wir sind gespannt und freuen uns sehr auf Ihre Kontaktaufnahme!

Mit automatisierten SAP Tests den Testaufwand reduzieren und Agilität ermöglichen

Die heutige IT steht vor der Herausforderung, immer kürzere Release-Zyklen bei gleichzeitig steigenden manuellen Testaufwänden für Regressionstests zu managen. Für Key User wird die Durchführung von SAP Tests „neben“ dem Projekt- bzw. Tagesgeschäft zu einer zunehmenden zeitlichen Mehrbelastung.

Um den SAP-Anwendern im Projekt als auch im Betrieb eine hohe Agilität zu ermöglichen und neue Funktionalitäten schnell zur Verfügung stellen zu können, müssen im Monat mehrere Releases geplant werden. Ein integriertes Test Management und die regelmäßige Durchführung von Testzyklen ist hier ein absolutes Muss. Viele Organisationen haben jedoch keine eigenständige Testorganisation bzw. eindeutig festgelegte Rollen, die für diese Aufgaben verantwortlich sind. In diesen Fällen wird die Verantwortung über das Testen oftmals den Key Usern aus den Fachbereichen übertragen. Diese zusätzliche Verantwortung führt nicht selten zur Überlastung der Teams und kann schnell zur Frustration bei den Beteiligten führen. Es steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler übersehen, technische Abhängigkeiten nicht erkannt bzw. Änderungen nicht ausreichend getestet werden. Das alles kann negative Konsequenzen zur Folge haben: die Produktqualität sinkt, die Zufriedenheit sowie Akzeptanz der Anwender leidet und im Worst Case kommt es zu Funktionsstörungen im Betrieb.

„Sie führen Ihr SAP S/4HANA Projekt agil durch und möchten nach einem erfolgreichen Go-Live die schnellen, kontinuierlichen Release-Zyklen auch im Tagesgeschäft beibehalten?“

Einen Teil der Lösung bietet Ihnen hier die Test Automatisierung im SAP-Umfeld. Mit einer gut integrierten Testautomatisierung planen Sie die automatisierte Durchführung von Regressionstests über Nacht ein und kümmern sich am nächsten Tag direkt um die Analyse und mögliche Fehlerkorrektur. Dadurch erreichen Sie eine deutlich bessere Testabdeckung und eine höhere Softwarequalität zu einem frühen Zeitpunkt im Entwicklungsprozess. Automatisch steigen damit auch die Motivation und Akzeptanz der Tester aus den Fachbereichen.

Profitieren Sie von einer geeigneten Testautomatisierung mit dem SAP Solution Manager! Wir unterstützen unsere Kunden bei der Einführung der notwendigen Testmethodik, bei der Auswahl und Implementierung des passenden Test-Werkzeugs als auch bei der Etablierung der zugehörigen Testorganisation. Mit den Synaworks Best Practices begleiten wir Unternehmen durch den gesamten Automatisierungsprozess und leisten somit einen Betrag, um Agilität im SAP-Umfeld zu ermöglichen.

Erfahren Sie mehr über unsere Leistungen zum Thema SAP Test Management.

SAP Solution Manager 7.2 – der Weggefährte des S/4HANA Projekts

Der SAP Solution Manager begleitet die S/4HANA Einführung von Beginn an über den kompletten Lebenszyklus – vor, während und nach dem Projekt .

Durch die intelligente Kombination von Werkzeugen, Funktionen und Inhalten bietet der SAP Solution Manager 7.2, als Application Lifecycle Management (ALM) Suite, das Potenzial den großen Herausforderungen bei der Einführung von SAP S/4HANA zu begegnen. Um es in den Worten vom ASUG CEO, Geoffrey Scott, zu sagen:

“Der SAP Solution Manager ist am Epizentrum aller SAP-Implementierungen.”

Die Phasen der Begleitung des S/4 Einführungsprojekts durch den SAP Solution Manager 7.2 lassen sich direkt in die bekannten SAP Activate Phasen Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run einbetten.

Abbildung 1: Einteilung der Tools und Funktionalitäten des SAP Solution Manager 7.2 im Kontext der S/4HANA Einführung

Discover & Prepare

Die Phase vor der tatsächlichen Projektimplementierung ist von ihrer Bedeutung für den Projekterfolg ganz oben anzusiedeln – wird aber dennoch oft stiefmütterlich behandelt. Hier bietet Ihnen der SAP Solution Manager 7.2 integrierte Möglichkeiten, um professionell zu planen und potenziell auftretende Probleme (bspw. mit nicht kompatiblem Custom Code) präventiv abzufangen. Schon 12 Monate vor dem eigentlichen Projektstartet sollten Sie laut offizieller Empfehlung mit dieser Phase beginnen.

Speziell in der Vorbereitung einer S/4 System Conversion sollten Sie dann möglichst frühzeitig (Empfehlung: 6 Monate vor Projekt) damit beginnen, auf dem bestehenden ERP System die Nutzungsstatistiken in Form von UPL bzw. SCMON-Daten zu sammeln. Diese Daten können z.B. im Rahmen des SAP S/4HANA Readiness Check als Input für Ihre Planungsworkshops genutzt werden. Hier identifizieren Sie mit Hilfe des Readiness Checks beispielsweise:

  • Add-ons in Ihrer aktuellen Landschaft, welche im zukünftigen S/4 Kontext nicht verfügbar sind
  • Welche kundeneigenen Entwicklungen (Custom Code) noch in Verwendung sind
  • Das Sizing für die zukünftige HANA Datenbank
  • Relevante Simplification Items (diese lassen sich später in Focused Build Projekte, Requirements und Work Packages exportieren
Abbildung 2: Readiness Check

Mehr Details, umfangreichere Auswertungen, sowie Funktionen, die Ihnen helfen, das bestehende System zu bereinigen stellen dann die einzelnen Bereiche Custom Code Lifecycle Management (CCLM) oder Data Volume Management (DVM) bereit.

Über den SAP S/4HANA Roadmap Viewer im SAP Support Portal bekommen Sie direkt Zugriff auf die SAP Activate Inhalte. Das Geniale: Die relevanten Inhalte können Sie direkt in Ihren Solution Manager importieren und dort in das Projekt Management Tool PPM übernehmen, beliebig anpassen und ausprägen.

Wir alle kennen die Metapher vom Solution Manager als „Schweizer Taschenmesser“, da dieser eine solche Vielzahl an Tools und Möglichkeiten mitbringt. Bei intelligentem Einsatz kann dieser das S/4 Projekt optimal unterstützen. Der Schlüssel zum Erfolg ist allerdings, frühzeitig damit zu beginnen, eine ALM-Roadmap zu konzipieren.

Explore, Realize & Deploy

Im Rahmen der Realisierung steht im Solution Manager Kontext bei einer S/4 Einführung die Unterstützung des Requirement-to-Deploy (R2D) Prozesses im Fokus. Durch den Einsatz des Focused Build Add-ons (seit Januar 2020 lizenzkostenfrei) eröffnet sich nun die Möglichkeit den kompletten R2D Prozess im Solution Manager effizient und agil umzusetzen. Orientiert wurde sich hierbei am agilen Framework SAFe, welches sich zur Mission gemacht hat agile Methoden wie SCRUM, Kanban und Lean Management auch in großem Maßstab anwendbar zu machen. Ein Großteil der Anwendungen im Focused Build Kontext sind im schicken SAP UI5 realisiert, was auch die Nutzer begeistern wird.

Die größten Neuerungen im SAP Solution Manager 7.2 gibt es im Bereich Process Management. Die Solution Documentation löst die alten SOLAR Strukturen ab und bringt mit Branches, Scopes, Libraries, BPMN2.0, Sites und vielem mehr alles mit, um sich als „Single Source of Truth“ in ihrem Unternehmen zu etablieren. Wärmstens zu empfehlen ist auch, sich mit dem Best Practice Content zu beschäftigen. Hier stellt SAP zahlreiche Pakete mit vollständigen Prozessdokumentationen inklusive Prozessdiagrammen, Guided Configurations und Testfällen zur Verfügung. Der Best Practice Content kann also eine wertvolle Starthilfe für ihr Projekt sein. Beispielsweise können Sie direkt damit loslegen, Requirements in der Design Branch auf Basis der mitgelieferten und anpassbaren BPMN2.0 Prozessdiagramme zu erfassen. Übrigens ist auch bei der Konzeption der ALM Prozesse unsere Empfehlung, einen Blick auf den verfügbaren Best Practice Content für den SAP Solution Manager 7.2 selbst zu werfen. Auch bereits etablierte ChaRM Prozesse lassen sich über die Aktivierung der Change Control intelligent mit der Solution Documentation verdrahten. Auf diesem Wege wird eine stets aktuell gehaltene Dokumentation gewährleistet .

Für die Testphasen in Ihrem S/4 Projekt stellt der Solution Manager auch zahlreiche Funktionen zur Verfügung. Eine Dokumentation der Testfälle in offline Dokumenten wie Excel gehört durch Focused Build der Vergangenheit an. Bis auf Schrittebene lässt sich im Test Steps Designer dokumentieren. Die Ausführung und das Defect-Handling ist komplett durch FIORI Anwendungen abgedeckt. Die Auswertung im Test Suite Dashboard mit anschaulichen Grafiken und Dashboards hebt das Reporting auch auf ein neues Level. Auch in Sachen Testautomatisierung hat der Solution Manager einiges zu bieten. Vor allem die jüngsten Ankündigungen Tricentis Tosca lizenzkostenfrei anzubieten, schließt wichtige Lücken, wie beispielsweise die Möglichkeit auch in Cloud Anwendungen wie SuccessFactors und Ariba Testfälle automatisieren zu können.

Run

Betrachtet man die Total Cost of Ownership eines SAP S/4HANA Systems, werden in dieser Phase die meisten Kosten anfallen. Der einfache Grund hierfür ist die Zeitdimension. Die Betriebsphase kann gut und gerne 20 Jahre dauern. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf ist klar, dass der „Handover to Operation“ – Übergang vom Projekt in Betrieb – einer der wohl wichtigsten Übergaben ist. Nach einem spannenden Go-Live und einer nervenaufreibenden Hypercare muss sichergestellt werden, dass Wissen und Dokumentationen auch über das Projektende hinaus erhalten bleiben bzw. aktuell gehalten werden.

Auch für die Betriebsphase nach dem Go-Live steht der Solution Manager mit vielen Funktionalitäten als treuer Begleiter zur Verfügung. Vor allem beim Übergang in den Betrieb haben wir die Erfahrung gemacht, dass Kunden, die den Solution Manager von Beginn der Reise als zentrales ALM Tool gewählt haben, stark profitieren. Mit ausgereiften, auf S/4 maßgeschneiderten, Monitoring Funktionalitäten kann auf Probleme schnell reagiert und entsprechend gegengesteuert werden. Auch das bewährte Incident und Problem Management ist im Betrieb von großem Nutzen. Die nahtlose Integration ermöglicht es den Nutzern beispielsweise direkt an der Problemstelle im S/4 System Incidents mit automatischen Kontextinformationen anzulegen.

Ein oft noch unbekannter, aber voller Potenzial steckender Kandidat unter den Focused Solutions ist Focused Insights. Wie bei Focused Build fallen für den Einsatz von Focused Insights seit Januar 2020 keine zusätzlichen Kosten an. Sicher ein guter, aber bei weitem nicht der der einzige Grund, sich die Lösung einmal genauer anzuschauen. Mit Focused Insights lassen sich in kurzer Zeit knackige Dashboards bauen, in welchen alle Daten aus dem Solution Manager aufbereitet werden können. Vor allem die Kombination an individuellen Gestaltungsmöglichkeiten und der intuitiven Erstellung machen Focused Insights zum idealen Reporting Tool im Rahmen des Betriebs – beispielsweise für ihr Operations Control Center (OCC). Natürlich gibt es einige Alternativen im Standard, aber was Anpassbarkeit, Erweiterbarkeit und zentrales Reporting angeht, können die Standard Reports und Dashboards im Solution Manager nicht mithalten. Darüber hinaus sind die Dashboards deutlich schicker! Wer hierzu Lust auf mehr hat: Zum Thema Focused Insights erscheint in Kürze bei uns ein separater Blog-Beitrag.

Fazit

Der SAP Solution Manager 7.2 bietet viele Funktionen, um als umfassende Application Lifecycle Management Plattform im Rahmen der Vorbereitung, der Implementierung und dem späteren Betrieb einer SAP S/4HANA Lösung zu fungieren. Es mag viele andere Tools geben, die Teilmengen der Herausforderungen ähnlich gut, oder gar besser bedienen. Aber wer nach einer ALM Suite mit einem vergleichbaren Abdeckungsgrad und hohem Integrationspotenzial im Rahmen einer S/4 Implementierung sucht, wird höchstwahrscheinlich nicht fündig werden. Wenn die Bandbreite an Tools und Funktionalitäten intelligent orchestriert werden, kann der SAP Solution Manager ein wahrer Game Changer in Ihrem S/4 Projekt sein. Und zu alledem – das sei am Ende nochmal gesagt – lizenzkostenfrei! Wir hoffen Ihnen in diesem Blog einen Einblick gegeben zu haben, welche Potenziale der SAP Solution Manager 7.2 im S/4HANA Kontext bieten kann. Damit der Solution Manager sich allerdings in seiner vollen Stärke entfalten kann, ist es elementar wichtig, rechtzeitig eine ALM Roadmap zu konzipieren. Ein guter Startzeitpunkt hierfür die Prepare Phase, also sechs bis zwölf Monate vor dem eigentlichen S/4HANA Projekt-Kickoff.

Wie können wir Sie unterstützen?

Wir beraten und begleiten Sie bei der Konzeption, Implementierung und Umsetzung einer ALM Plattform – auf prozessualer, technischer und organisatorischer Ebene – um ihre S/4 Reise zu einem Erfolg zu machen. Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Praxiserfahrung und gesammelten Best Practices vieler Umsetzungsprojekte dabei, ihren „wünschenswerten Zustand“ zu erarbeiten, umzusetzen und in der Organisation langfristig zu etablieren. Für einen ersten Einblick in das Thema möchten wir Ihnen unseren Discovery Workshop für den SAP Solution Manager und Focused Build empfehlen. Wenn Sie sich einen ersten Überblick verschaffen wollen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Synaworks Academy Trainings „Application Lifecycle Management mit SAP Solution Manager 7.2 für SAP S/4HANA“ und „SAP S/4HANA mit Focused Build agil umsetzen“ . Natürlich stehen wir Ihnen als Berater in jeder Phase ihrer S/4HANA Reise zur Verfügung. Wir sind gespannt und freuen uns sehr auf Ihre Kontaktaufnahme!

Synaworks – Teamevent

Noch Anfang des Jahres haben wir uns beinahe täglich zusammen mit den Synaworks- Kollegen und -Kolleginnen bei einem Kaffee in der Kaffeeküche ausgetauscht oder sind zusammen Mittagessen gegangen. Auch abends saßen wir gerne bei einem Feierabendbier zusammen auf der Dachterrasse unseres Büros in der Heidelberger Innenstadt bevor wir uns auf den Heimweg machten.

Über das Jahr hinweg hat sich das ziemlich gewandelt. So wie bei den meisten anderen auch arbeitet auch unser Team verstärkt aus dem Homeoffice und für Präsenzzeiten im Büro gibt es Regeln.

Trotzdem wollen wir die Verbundenheit und Freunde im Team nicht völlig aus den Augen verlieren. Daher veranstalteten wir im Oktober ein regelkonformes Teamevent. Bei einer organisierten City Explorer Tour wurden wir mit einem iPad ausgestattet. Damit konnten wir während der Stadtrallye durch die Heidelberger Altstadt einzelne Stationen ansteuern und verschiedene, vorbereitete Aufgaben und Rätsel lösen. Trotz den etwas unbeständigen Wetterverhältnissen haben wir uns nicht unterkriegen lassen und konnten so gut wie alle Aufgaben mit Synaworks-Teamspirit lösen. It’s all about callaboration. Insbesondere unsere Geschäftsführer Daniel Kohl und Nicolas Crisand haben bei ein paar Aufgaben bewiesen, dass sie es tierisch drauf haben…kleiner Insider am Rande. Während der Tour entstanden klasse Fotos und Videos, die uns bestimmt noch eine ganze Weile an die ein oder andere Situation erinnern.

Auf den erfolgreichen Nachmittag wollten wir natürlich anschließend noch wohlverdient anstoßen. Außerdem ist es ist allgemein bekannt, dass Synaworker  von frischer Luft und Denksport ziemlich hungrig werden. Auf diese Challenge waren wir bestens vorbereitet. Wir versorgten uns, anstatt ins Restaurant zugehen, selbst mit einem Buffet aus mitgebrachten Köstlichkeiten und ließen die Woche gemeinsam ausklingen.

Wir hoffen, dass wir bald wieder ein Teamevent veranstalten können.

Wenn du Teil des Synaworks-Team werden willst, schau dir an, was wir so machen. Wir freuen uns von dir zu hören.

SAP S/4HANA ist ein Change Management Projekt – Teil 2

Fortsetzung des Austauschs über die Digitale Transformation zwischen Daniel Kohl (Gründer und CEO, Synaworks GmbH) und Gerd Hagmaier (VP S/4HANA and Business Transformation, Capgemini Deutschland GmbH).

Daniel Kohl: Klasse, dass wir es nochmal diese Woche möglich machen konnten. Ich möchte zunächst versuchen, kurz zu umreißen, worüber wir bei unserem letzten Telefonat gesprochen hatten. Das Thema Digitale Transformation haben wir direkt mit dem Umstieg der Unternehmen auf S/4HANA verbunden. Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass es sich bei S/4HANA nicht um ein reines Technologieprojekt handelt. Ein Umstieg hat vielmehr unvermeidlich auch Einfluss auf den gesamten Aufbau und Ablauf einer Organisation.

Weiter hatten wir darüber gesprochen, dass Unternehmen noch vor Beginn des Projekts ein einheitliches Verständnis über den Zweck der Transformation herstellen sollten. Aus unserer Sicht ist es notwendig, das Selbstverständnis von IT und Business zu erarbeiten und zu kommunizieren. So kann im Unternehmen gemeinsam die Frage beantwortet werden, für wie viel Change die Organisation überhaupt bereit ist. Ein ganzheitliches Umdenken ist daher dringend notwendig.

An dieser Stelle würde ich gerne den Faden wieder aufnehmen. Ich bin überzeugt, dass ein gemeinsamer Purpose sowie eine abgestimmte Vision zwischen Abteilungen und Teams wesentliche Treiber für den digitalen Wandel sind.

In diesem Zusammenhang nannten auch die Teilnehmer der DSAG-Umfrage im Juli folgende Top Themen:

  • Schaffen eines entsprechenden unternehmerischen Mindsets
  • mehr Change-Methodenkompetenz in den Fachbereichen
  • eine Führung, die Visionen vermittelt und mit gutem Beispiel voran geht

Gerd Hagmaier: Die drei Punkte liegen für mich auf der Hand. Ich bin der Meinung, dass die Digitale Transformation nicht nur mit Digitalkompetenz, sondern vor allem mit Strategie- und Methodenkompetenz zu meistern ist. Mit diesen Kompetenzen können aus Daten wirkliche Mehrwerte für das Business entstehen.

Daniel Kohl: Kannst du dazu mehr erzählen?

Gerd Hagmaier: Die Ergebnisse und Erfahrungen aus unseren SAP S/4HANA Strategie-Workshops bestätigen immer wieder, dass die Bandbreite der Antworten auf die Frage der Zweckbestimmung oft von: „Wir möchten Enabler für Entscheidungen sein“ – bis „auch weiterhin müssen wir schnell und flexibel die Anforderungen unserer internen Kunden erfüllen“ reichen. Proaktiv bis reaktiv.

Auch der Capgemini Würfel hilft bei der Einordnung. Unternehmen benötigen weiterhin Unterstützung bei einem sauberen Aufsetzen solcher komplexen Projekte.

Abbildung 2: Capgemini Würfel

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass in diesem Zusammenhang auch häufig über das Durchschnittsalter der Mitarbeiter gesprochen wird. Dies halte ich allerdings nicht für ausschlaggebend.

Veränderungsbereitschaft und der Wille, etwas Neues dazuzulernen ist eine Frage der inneren Haltung und Einstellung, also ein Mindset-Thema und keine Frage des Alters.

Entscheidend ist, dass die Lernende Organisation Freiräume bereithält, die es auch ermöglichen, Neues zu lernen und nicht nur in einem reinen Operation Modus zu verharren.

Daniel Kohl: Da stimme ich dir zu. Wie gesagt, die Digitale Transformation ist ein Change und somit besteht ein direkter Zusammenhang zur Kultur und Lernbereitschaft im Unternehmen. Das ist auch für uns bei Synaworks enorm wichtig.

Die Gründungsidee von Synaworks liegt darin, Technologie nicht unabhängig vom Menschen zu betrachten, sondern miteinander zu verbinden. Das ermöglicht eine optimale Integration und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation. Damit werden alle frühzeitig auf die digitale Reise mitgenommen und nur so kann das volle Potential der digitalen Transformation wirklich genutzt werden.

Gemäß dem Synaworks Purpose: “Transform IT to enable the intelligent enterprise”.

Dies bedeutet, dass nicht nur die Fachbereiche, sondern vor allem die IT-Organisation ein neues Selbstverständnis und eine Re-Positionierung im Unternehmen benötigt – vom Dienstleister zum Innovationspartner für die Fachbereiche.

Aus dieser Überzeugung heraus, haben wir auch die Synaworks Academy im Juli 2020 gegründet.

Gerd Hagmaier: Ihr habt eine eigene Academy gegründet? Etwas unüblich für ein IT-Beratungsunternehmen, oder nicht?

Daniel Kohl: Für uns ist das der einzig logische Schritt, unser Beratungsportfolio mit passenden Trainings zu erweitern. Unsere Trainingsmodule haben das Ziel, ebenjene angesprochenen Veränderungskompetenzen bei Mitarbeitern und Führungskräften zu entwickeln, um den Change, der mit der Digitalen Transformation verbunden ist, erfolgreich zu meistern.

Gerd Hagmaier: Und wie kann ich mir das konkret vorstellen? Capgemini hat auch eine Academy. Jedoch liegt bei uns der Fokus eher auf der Schulung von neuen, internen Mitarbeitern, die gerade ins Berufsleben starten.

Daniel Kohl: Aus meiner Sicht muss die IT zunehmend Sparringspartner für das Business sein und zunehmend interdisziplinär mit anderen Abteilungen und externen Dienstleistern zusammenarbeiten. Dafür haben wir speziell drei neue Rollen der IT konzipiert:

Gerd Hagmaier: Den Ansatz finde ich klasse. Und wie würde ein Unternehmen anfangen, seine Veränderungsfähigkeit zu verbessern?

Daniel Kohl: Das ist eine spannende Frage. Lass uns dazu gerne ein anderes Mal in einem separaten Beitrag sprechen. Aber falls du möchtest, kannst du dich ja auf unserer Synaworks Academy Website schon mal über unsere Trainings und Transformationsmodule umschauen.

SAP S/4HANA ist ein Change Management Projekt – Teil 1

Daniel Kohl (Gründer und CEO, Synaworks GmbH) und Gerd Hagmaier (VP S/4HANA and Business Transformation, Capgemini Deutschland GmbH) haben sich zu einem Austausch über die Digitale Transformation verabredet.

Daniel Kohl: Hallo Gerd. Schön, dass du Zeit für einen Austausch gefunden hast.

Gerd Hagmaier: Natürlich, sehr gerne. Für mich ist es immer spannend mich mit Kollegen und Partnern über die Erfahrungen bei Kunden auszutauschen.

Daniel Kohl: Genau. Um wirklich einen Eindruck zu gewinnen, wie Organisationen mit den Themen Digitale Transformation und dem Umstieg auf SAP S/4HANA umgehen, ist das Teilen von Erfahrungen wahnsinnig wertvoll. Was sind deine bisherigen Erkenntnisse mit S/4HANA-Transformationen?

Gerd Hagmaier: Ich habe kürzlich eine interessante Umfrage gesehen. Diese zeigte auf, wie viele Unternehmen bereits den Umzug auf SAP S/4HANA durchgeführt haben:

Die beiden SAP Anwendergruppen DSAG und ASUG haben im Juli 2020 ihre Mitglieder – insgesamt sind das mehr als 800 Bestandskunden – zum  Thema SAP S/4HANA befragt.

Laut dieser Umfrage haben 70% der DSAG-Mitglieder und 55% der ASUG-Mitglieder aktuell ein SAP S/4HANA Transformationsprojekt am Laufen oder planen dies in Zukunft. In diesem Zusammenhang gaben lediglich 12% der DSAG-Mitglieder bzw. 16% der ASUG-Mitglieder an bereits live zu sein und die neuen, technologischen Möglichkeiten von SAP S/4HANA zu nutzen.

Daniel Kohl: Das ist erstaunlich. Stellt sich dir nicht auch die Frage, warum nicht bereits schon mehr Unternehmen SAP S/4HANA produktiv im Einsatz haben?

Gerd Hagmaier: Die ASUG-Mitglieder, die an der Umfrage teilgenommen haben, begründen dies durch zu hohe Kosten, fehlendem Business-Case und noch laufenden SAP ECC Projekten. Die DSAG-Mitglieder nannten wiederum die fehlende Notwendigkeit für einen Umstieg, die Unsicherheit bezüglich der neuen Funktionalitäten und an dritter Stelle auch den fehlenden Business-Case für den Umstieg nach SAP S/4HANA.

Daniel Kohl: Eins ist sicher: Technisch gesehen, steht früher oder später bei allen SAP Anwenderunternehmen die Umstellung auf die neue Lösung SAP S/4HANA bevor. Ich vermute jedoch, dass das damit verbundene Potential für die Fachbereiche und die Innovationskraft für das gesamte Unternehmen häufig noch nicht genutzt bzw. der Mehrwert vom Management noch nicht gesehen wird.

Diese Vermutung wird durch eine weitere Umfrage der DSAG mit rund 100 IT-Verantwortlichen im Sommer diesen Jahres gestärkt. Dabei bereitet den Unternehmen die größte Schwierigkeit eine fehlende Vision (43% der Teilnehmer) und nicht primär die neuen Technologien.

Gerd Hagmaier: Die Frage, die sich Unternehmen stellen ist doch, wie viel Transformation soll angegangen werden? Um dies zu beantworten, sollte der erste Schritt immer eine Evaluation neuer Technologien sein, sowie die Entwicklung von Business Cases. Da S/4HANA kein reines Technologieprojekt ist, ist es sehr wichtig abzuschätzen, welche Auswirkung die Transformation auf die bestehende Organisation und auf die Prozesse hat. Entsprechend kann eine Strategie entworfen und ein organisatorischer und technologischer Rahmen definiert werden.

Daniel Kohl: Klar ist, dass S/4HANA, genau so wenig wie einzelne Tools, die Lösung für alle Probleme sein kann. Unternehmen sollten so früh wie möglich individuell entscheiden, wie viele Variablen sie in ihrer Strategie berücksichtigen wollen. Die Variablen bilden dann den Umfang eines (Vor-)Projekts für die Transformation. Ist ein neues Stammdatenkonzept erwünscht? Wird eine neue Reportingstruktur benötigt? Wie steht es um die Cloud- und Daten-Strategie? Je mehr Variablen das Projekt einschließt, desto mehr Entscheidungen müssen auch getroffen werden.

Bei den Kunden zeigen sich hierzu große Unterschiede und es gibt keine allgemeingültige Antwort.

Organisationen müssen individuell abwägen, welcher Grad der Veränderung für sie verdaubar und leistbar ist. Welcher Change ist zwingend notwendig und welcher optional? Ein gutes Change Management, das von Anfang an den Zweck und die Ziele der Transformation für die betroffene Organisation und Stakeholder transparent macht sowie das Ausmaß und die Auswirkungen der resultierenden Veränderungen aufzeigt, ist erfahrungsgemäß der absolute Erfolgsfaktor in jedem S/4HANA Projekt.

Gerd Hagmaier: Und das ist ein klares Leadership-Thema. Nicht jedes Unternehmen, nicht jede Abteilung oder gar jeder einzelne Mitarbeiter ist schon für die Transformation bereit.

Es geht hier um die Veränderungsfähigkeit des gesamten Unternehmens.

Daniel Kohl: Da stimme ich dir voll und ganz zu. Unternehmen müssen in der Lage sein sich den steigenden Anforderungen, wie beispielsweise mehr Kundenzentrierung, höhere Liefergeschwindigkeit und kürzere Markteinführungszyklen anzupassen. Die logische Konsequenz daraus ist, dass sich das Business dazu neu ausrichten muss und dadurch folglich sich auch das gesamte Unternehmen dadurch entsprechend verändert. Um sich hier erfolgreich weiterzuentwickeln, müssen technische Innovationen zielgerichtet eingesetzt werden. Nur so kann es gelingen, Geschäftsprozesse zu optimieren, diese entsprechend zu automatisieren, um dann die notwendige Geschwindigkeit und Flexibilität zu erreichen.

Gerd Hagmaier: Also ist doch die entscheidende Frage, mit welcher Bereitschaft wird Veränderungen zugelassen? Manche Kunden glauben, der Umstieg nach SAP S/4HANA sei doch ein reines IT-Projekt, andere wiederum sehen hier gar den Bedarf für ein „Neue-Werte-Projekt“. Bei diesen Kunden steht besonders der Faktor „Mensch“ und die damit verknüpften Veränderungen in der Organisation im Vordergrund. Auch bekannt unter dem Stichwort: „Agile Organisation“. Ein frühes Einbinden aller relevanten Beteiligten ist dabei für den Erfolg des Transformationsprojekts maßgeblich.

Wir bei Capgemini wollen daher noch vor Beginn des Projekts ermitteln, welche Rolle bzw. welchen Zweck die Organisation, die Abteilung oder der einzelne Mitarbeiter einnimmt?

Daniel Kohl: Klingt plausibel. Schließlich definiert die Organisation die einzelnen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Jedoch ist der Mitarbeiter derjenige, der sich dann gegebenenfalls ändern muss. Es ist so wichtig, ein Verständnis zum Sinn des eigenen Tuns im organisationalen Kontext sowie die Positionierung in Bezug auf IT oder Fachbereiche zu entwickeln. Versteht sich die IT-Organisation eher als Enabler oder als Verwalter?

Wie geht ihr bei Capgemini hier vor?

Gerd Hagmaier: Bei Capgemini nutzen wir hierfür in unseren C-Level Workshops gerne den Teamkompass. Darin beginnen wir mit der Frage: Was ist die Zweckbestimmung Ihrer Abteilung? Eine Kurzvorstellung der Abteilung und die Definition der Rolle im Unternehmen hilft dann bei der Orientierung.

Abbildung 1: Teamkompass

Durch diese Herangehensweise schaffen wir bei den Teilnehmern ein besseres Bewusstsein über die Zielsetzung, Arbeitsweise und Organisation in ihrer Abteilung. Denn es muss transparent sein, dass der Fokus nicht nur auf der Technologie liegt, sondern auf der Analyse der „Schmerzpunkte“ und Auswirkungen der Veränderungen für die betroffenen Abteilungen, Teams und Mitarbeiter.

Daniel Kohl: Das ist wirklich spannend. Leider muss ich jetzt in den nächsten Termin. Lass uns doch bitte noch in dieser Woche an der Stelle wieder einsteigen und weitersprechen.

SAP S/4HANA – den richtigen Transformationsansatz finden!

SAP Kunden stehen vor der Herausforderung auf SAP S/4HANA zu wechseln. Dabei fragen sich viele Kunden: Wie kann ein für die Organisation geeigneter Transformationsansatz gefunden werden?

Wir empfehlen dazu die folgenden 3 Schritte:

SAP S4/HANA Transformation © Synaworks GmbH Heidelberg

1. Transparenz herstellen
Als erstes geht es darum, die Komplexität zu reduzieren und Transparenz zu schaffen: Welche externen Gegebenheiten und Restriktionen müssen beachtet werden? Welche Umstiegsoptionen sind praktikabel? Wo liegen die jeweiligen Vor-und Nachteile?
Neben den externen Rahmenbedingungen klären wir mit Ihnen Ihre interne Situation: Welche besonderen Anforderungen hat Ihre Organisation, wie ist die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, wie gut kann Ihre Organisation mit Veränderungen umgehen?
Unser Ansatz schafft eine gemeinsame Wissensbasis, die Transparenz in das „fuzzy front end“ bringt.

2. Ziele ableiten
Im zweiten Schritt geht es darum, was mit dem Umstieg erreicht werden soll: Welche Ziele verfolgen IT und Fachbereiche? Was ist der wünschenswerte Zustand nach der S/4HANA Transformation? Manchmal haben Organisationen noch keine Idee zu diesen Fragen – umso wichtiger, dass sie gestellt werden. Denn ohne einen attraktiven „wünschenswerten Zustand“ bleibt es ein reines IT-Projekt.

3. Optionen entwickeln und Entscheidung treffen
Nachdem Transparenz geschaffen und Ziele definiert wurden, können mögliche Transformationsoptionen entwickelt werden. Diese Hypothesen gilt es in mehreren iterativen Schleifen zu verifizieren, bevor dann eine Entscheidung für einen bestimmten Transformationsansatz getroffen werden kann.

Wir unterstützen Sie gern in der erfolgreichen Planung und Initiierung von SAP S/4HANA Transformationsprojekten – weitere Informationen finden Sie hier.

Synaworks – The Transformation People

Heidelberg, 14. September 2020 – Als innovative Unternehmensberatung unterstützt Synaworks seit 2018 das IT-Management im Bereich SAP-Technologie, Strategie-, Kompetenz- und Organisationsentwicklung. Das Heidelberger Start-Up berät IT-Organisationen in großen und mittleren Unternehmen und begleitet SAP Kunden bei ihrer digitalen Reise zum intelligenten Unternehmen. Um diesem Innovationsgeist noch stärker gerecht zu werden, hat sich Synaworks im Juli einen Neuanstrich verpasst: Neues Corporate Design, Launch der neuen Synaworks Academy sowie eine neue Website mit den drei Portfoliobereichen „Technology – Strategy – Academy“.

„IT benötigt ein neues Selbstverständnis und eine neue Positionierung innerhalb des Unternehmens“, sagt Daniel Kohl, Gründer und CEO von Synaworks. Um das Thema IT-Managementberatung noch stärker auszubauen, gründete Daniel Kohl 2018 gemeinsam mit Nicolas Crisand und Markus Scheuber ein eigenes Unternehmen.

Um eine optimale Zusammenarbeit zwischen IT, Fachbereichen und Management zu ermöglichen, hat es sich das Synaworks Teams zur Aufgabe gemacht, SAP-Kunden bei ihrer Transformation der IT zu unterstützen. Dadurch entwickelt sich die IT vom reinen Dienstleister zum Innovationspartner für das Business und wird zunehmend zum Enabler für die Digitale Transformation des gesamten Unternehmens.

Synaworks 2.0 – kompakt und leicht verständlich im Web

„Das volle Potential der Digitalen Transformation lässt sich nur nutzen, wenn Mensch und Technologie stärker miteinander verknüpft werden“, erklärt Daniel Kohl seine Gründungsidee.

Portfolio Synaworks GmbH · Strategy Technology Academy · SAP und Strategieberatung Heidelberg

Nicht nur im neuen Synaworks Claim, sondern auch auf der Website gehen jetzt die drei Portfoliobereiche Technology, Strategy und Academy deutlich hervor:

Im Bereich Technology liegt der Fokus auf Unternehmen und IT-Organisationen, die SAP Lösungen im Einsatz haben. Aufgrund der langjährigen Projekterfahrung in der SAP-Technologie- und IT-Prozessberatung unterstützt Synaworks bei der Konzeption, Implementierung und Etablierung eines integrativen SAP Application Lifecycle Management (ALM) für die Einführung und Betrieb von SAP S/4HANA.

Im Bereich Strategy verbindet das Synaworks Team das langjährige SAP-Technologie Know-How mit relevanten Methoden- und Managementkompetenzen. Organisationen werden unterstützt einen strategischen Handlungsrahmen zu entwickeln und konkrete Ansätze für das Change Management im Rahmen eines SAP S/4HANA Projekts zu initiieren und erfolgreich umzusetzen.

Das Trainingsportfolio der Synaworks Academy umfasst die Themen Soft-Transformation, SAP-ALM, IT-Rollen und Evaluation. Mitarbeiter werden befähigt, die Systematik hinter Veränderungsprozessen zu verstehen und spezifische Kompetenzen zu entwickeln, um mit Veränderungen erfolgreich umgehen zu können. So werden Trainings für die drei neuen Rollen der IT angeboten: Digital Entrepreneur, Digital Pathfinder und Digital Change Agent.

„Das Synaworks Academy Trainer-Team befähigt Führungskräfte, Teams und Mitarbeiter relevante Kompetenzen zu entwickeln, die eine erfolgreiche digitale Transformation, wie beispielsweise die Einführung von SAP S/4HANA ermöglichen.“ konkretisiert Nicolas Crisand (Managing Director Synaworks Academy).

Die neue Webseite von Synaworks erreichen Sie unter: www.synaworks.com

Direkt zur Synaworks Academy geht es über: www.synaworks-academy.com

Kurzprofil Synaworks
Synaworks ist eine Unternehmensberatung mit Fokus auf die IT-Organisation. Wir greifen auf langjährige Erfahrung als SAP- und Strategieberater zurück und verbinden dieses Wissen mit der Kompetenz, Veränderungen zu initiieren und zu begleiten.

Wir beraten und begleiten Organisationen auf strategischer, methodischer und technologischer Ebene. Indem wir unsere Kompetenzen aus den Bereichen SAP-Technologie, Strategie-, Change- und Kompetenzentwicklung zu einem ganzheitlichen Beratungsansatz verbinden, befähigen wir unsere Kunden, erfolgreiche Strategien zu entwickeln, effiziente ALM Prozesse zu etablieren und die erforderlichen Kompetenzen für den digitalen Wandel aufzubauen. Damit unterstützen wir unsere Kunden, die notwendigen Veränderungen zu initiieren und das volle Potential des digitalen Wandels zu nutzen.

Wir glauben, die Digitale Transformation ist nicht alleine eine technologische Herausforderung, sondern vor allem eine Frage von Zusammenarbeit, Mindset und Kompetenzen.

Wir befähigen Führungskräfte und Mitarbeiter für den digitalen Wandel zielführende Strategien zu entwickeln, relevante Kompetenzen aufzubauen und entscheidende SAP-Technologien effizient anzuwenden. Wir arbeiten wissenschaftlich fundiert, empathisch und mit hoher Leidenschaft. 

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