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Schluss mit veralteter Prozessdokumentation – Entdecken Sie die Funktion Change Control im SAP Solution Manager 7.2

  • 18. Mai 2021/
  • Posted By : Ann-Kathrin Haller/
  • 0 comments /
  • Under : Digitale Transformation, SAP, SolMan, Synaworks, Technologie, Technologieberatung

Seit dem Solution Manager 7.2 gibt es innerhalb der Lösungsdokumentation nicht mehr nur die eine „Version“ der Prozessstruktur und der dazugehörigen Objekte und Dokumente, sondern mehrere. Im Zuge dessen ist es möglich das Design der Prozesse, Dokumente etc. in einer separaten Umgebung durchzuführen, während die aktuelle produktive Version der Prozesse und Dokumentation jedoch geschützt bleibt.

Ähnlich zu Entwicklungen in einer SAP Systemlandschaft stellt sich dann die Frage, wie die Änderungen aus der Design in die Produktive Umgebung gelangen, im besten Fall synchronisiert zu der technischen Implementierung. Hier kann die „Change Control“ Option das Bindeglied zwischen der Lösungsdokumentation und Ihrem Change Control Management Prozess sein.

Wie sind die Versionen im Solution Manager abgebildet?

Bei den verschiedenen „Versionen“ der Lösungsdokumenten spricht man von sogenannten Branches. Mit der Analogie zu einer SAP Systemlandschaft lässt sich das Prinzip der Branches gut erklären. Hier werden verschiedene Tätigkeiten in den dafür vorgesehenen Branches durchgeführt – ähnlich wie in einem Entwicklungs- und Produktivsystem. Im Entwicklungssystem führt man die Anpassungen an Objekten durch. Sind sie final angepasst, werden die Änderungen in das produktive System überführt. Solange die neue Version noch nicht komplett abgeschlossen ist, ist im produktiven System die „alte“ Version noch immer aktiv.

Dieses Prinzip lässt sich über die Branches auch auf die Inhalte der Lösungsdokumentation übertragen. Hier spricht man dann beispielsweise von der sogenannten Maintenance Branch (entspricht dem „Entwicklungssystem“) und der Production Branch (entspricht dem „Produktivsystem“),  in welcher sich keine Änderungen durchführen lassen. Verglichen mit der alten Business Blueprint aus den vorherigen Solution Manager Versionen ergibt sich folgender Vorteil: es lassen sich alle Inhalte in der Maintenance Branch anpassen, ohne dass die Änderungen direkt in der Production Branch sichtbar sind. In der Production Branch findet der Support beispielsweise immer die aktuell gültige Dokumentation zu den produktiv genutzten Prozessen.

Wie findet der „Transport“ statt?

Damit eine solche Umgebung funktioniert und die Stände aktuell gehalten werden, muss man sich – analog zum SAP Transportwesen – eine Vorgehensweise erarbeiten, wie die fertiggestellten Anpassungen am Ende in die Production Branch gelangen. Um Änderungen in die nächste Branch zu überführen, müssen sie manuell innerhalb der Lösungsdokumentation freigegeben werden.

In diesem manuellen Verfahren verliert man, insbesondere bei großen Organisationen und vielen Änderungen leicht den Überblick. Die Aktivierung der sogenannten Change Control Option schafft hier eine Erweiterung. Hiermit kann die Lösungsdokumentation in das Change Request Management eingebunden werden.

Integration in das Change Request Management

Wird die Change Control Option für eine Branch über die Lösungsverwaltung aktiviert, können innerhalb dieser Branch nur noch Änderungen im Rahmen der Lösungsdokumentation vorgenommen werden, nachdem ein entsprechendes Änderungsdokument (z.B. Normal, Urgent Change etc.) ausgewählt wurde. Das Änderungsdokument dient in diesen Fall als „Transportauftrag“, um die Änderungen kontrolliert in die Production Branch zu überführen.

Die Zuordnung zu einem Änderungsdokument lässt sich dann entweder direkt aus der Lösungsdokumentation oder im Änderungsdokument (im Reiter Lösungsdokumentation) durchführen. Im Änderungsdokument sind später entsprechende Aktionen und Prüfungen integriert, welche die Änderungen beim Live-setzen automatisch in die Production Branch „transportieren“.

So lassen sich neben den technischen Anpassungen – sprich Transporte, die im Änderungsdokument enthalten sind – auch die Dokumentenänderungen und strukturellen Änderungen in der Lösungsdokumentation gemeinsam transferieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sowohl die Anpassung eines Objektes, als auch die zugehörige Dokumentation sauber in der jeweiligen produktiven Umgebung ankommen.

Auch in kundeneigenen ChaRM-Vorgangsarten können die Aktivitäten mit aufgenommen werden, wenn sie nicht ohnehin bereits aus dem SAP Standard Vorgangsarten überführt wurden. An dieser Stelle ist es im Übrigen auch möglich den Zeitpunkt anzupassen, beispielsweise wann ein Dokument in die Production Branch überführt werden soll.

Was sind die Konsequenzen?

Man muss sich bewusst sein, dass nach der Aktivierung der Change Control für jede Änderung, in der spezifischen Branch, ein Änderungsdokument notwendig ist. Beispielsweise auch für die Freigabe von Dokumenten – das entspricht einer Statusänderung oder der Anpassung von Testfällen. Die Change Control ist nicht auf verschiedene Objekttypen einzuschränken, sondern ist für alle Elemente gültig. Falls reine Änderungen an der Lösungsdokumentation übertragen werden sollen, macht es im folgenden Schritt Sinn eine Vorgangsart im ChaRM ohne Transportanbindung einzurichten – wie etwa den General oder Admin Change.

Darüber hinaus ist eine Rollenzuweisung (Partnerfunktion) im zugehörigen Änderungsdokument zwingend notwendig. Nur so steht das Änderungsdokument in der Branch auch zur Verfügung. Hier lässt sich wieder die Analogie zum Transportauftrag herstellen: nur wer dort als Mitarbeiter hinterlegt ist, kann auch dem Transport bzw. der Aufgabe Änderungen zuordnen.

Zuletzt sollte nicht unerwähnt bleiben, dass die Aktivierung bzw. Deaktivierung der Change Control nur möglich ist, wenn alle Änderungen aus dieser spezifischen Branch in die Production Branch überführt wurden. Das bedeutet, dass beispielsweise die Maintenance und Production Branch den gleichen Stand benötigen.

Fazit

Mit der Change Control Option bietet die SAP eine sinnvolle Integration für die Änderungskontrolle innerhalb der Lösungsdokumentation in das Change Request Management. Hierdurch kann sichergestellt werden, dass sowohl technische Änderungen als auch die dazugehörige Dokumentation gemeinsam live gesetzt werden und so auch keine Inhalte in der Maintenance Branch „vergessen“ werden.

Speziell in großen Organisationen ist es kaum möglich ohne Change Control die Aktualität der Dokumente zu gewährleisten. Ohne die Funktion ist hier mit alten, inkonsistenten Ständen von Prozessen und Dokumentationen zu kämpfen, welche nie dem produktiven Stand entsprechen – oder sich nur schwer eindeutig identifizieren lassen. Genau hier setzt die Change Control an, um die sonst aufwändige, manuelle Organisation, durch einen Automatismus zu unterstützen.

Wenn Sie bereits mit dem Change Request Management arbeiten und die Dokumentation mit in diesen Prozess aufnehmen wollen, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf die Funktion zu werfen. Die zuvor genannten Konsequenzen ergeben sich aus dem dann strengeren Prozess, durch welchen Sie jedoch im Endeffekt mehr Sicherheit und Konsistenz über Ihre Dokumentation erlangen.

Wie können wir Sie unterstützen?

Wir beraten und begleiten Sie bei der Konzeption, Implementierung und Umsetzung einer ALM Plattform – auf prozessualer, technischer und organisationaler Ebene und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die beste Strategie, wie die Funktionen in Ihrer aktuellen Situation bestmöglich eingesetzt werden können.

Wenn Sie sich einen ersten Überblick verschaffen wollen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Synaworks Academy Trainings „Application Lifecycle Management mit SAP Solution Manager 7.2 für SAP S/4HANA“ .

Natürlich stehen wir Ihnen als Beratung jederzeit zur Verfügung. Wir sind gespannt und freuen uns sehr auf Ihre Kontaktaufnahme!


SAP Solution Manager 7.2 – der Weggefährte des S/4HANA Projekts

  • 1. Dezember 2020/
  • Posted By : Ann-Kathrin Haller/
  • 9 comments /
  • Under : Digitale Transformation, SAP ALM, SolMan, Synaworks, Technologie, Technologieberatung

Der SAP Solution Manager begleitet die S/4HANA Einführung von Beginn an über den kompletten Lebenszyklus – vor, während und nach dem Projekt .

Durch die intelligente Kombination von Werkzeugen, Funktionen und Inhalten bietet der SAP Solution Manager 7.2, als Application Lifecycle Management (ALM) Suite, das Potenzial den großen Herausforderungen bei der Einführung von SAP S/4HANA zu begegnen. Um es in den Worten vom ASUG CEO, Geoffrey Scott, zu sagen:

„Der SAP Solution Manager ist am Epizentrum aller SAP-Implementierungen.“

Die Phasen der Begleitung des S/4 Einführungsprojekts durch den SAP Solution Manager 7.2 lassen sich direkt in die bekannten SAP Activate Phasen Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run einbetten.

Abbildung 1: Einteilung der Tools und Funktionalitäten des SAP Solution Manager 7.2 im Kontext der S/4HANA Einführung

Discover & Prepare

Die Phase vor der tatsächlichen Projektimplementierung ist von ihrer Bedeutung für den Projekterfolg ganz oben anzusiedeln – wird aber dennoch oft stiefmütterlich behandelt. Hier bietet Ihnen der SAP Solution Manager 7.2 integrierte Möglichkeiten, um professionell zu planen und potenziell auftretende Probleme (bspw. mit nicht kompatiblem Custom Code) präventiv abzufangen. Schon 12 Monate vor dem eigentlichen Projektstartet sollten Sie laut offizieller Empfehlung mit dieser Phase beginnen.

Speziell in der Vorbereitung einer S/4 System Conversion sollten Sie dann möglichst frühzeitig (Empfehlung: 6 Monate vor Projekt) damit beginnen, auf dem bestehenden ERP System die Nutzungsstatistiken in Form von UPL bzw. SCMON-Daten zu sammeln. Diese Daten können z.B. im Rahmen des SAP S/4HANA Readiness Check als Input für Ihre Planungsworkshops genutzt werden. Hier identifizieren Sie mit Hilfe des Readiness Checks beispielsweise:

  • Add-ons in Ihrer aktuellen Landschaft, welche im zukünftigen S/4 Kontext nicht verfügbar sind
  • Welche kundeneigenen Entwicklungen (Custom Code) noch in Verwendung sind
  • Das Sizing für die zukünftige HANA Datenbank
  • Relevante Simplification Items (diese lassen sich später in Focused Build Projekte, Requirements und Work Packages exportieren
Abbildung 2: Readiness Check

Mehr Details, umfangreichere Auswertungen, sowie Funktionen, die Ihnen helfen, das bestehende System zu bereinigen stellen dann die einzelnen Bereiche Custom Code Lifecycle Management (CCLM) oder Data Volume Management (DVM) bereit.

Über den SAP S/4HANA Roadmap Viewer im SAP Support Portal bekommen Sie direkt Zugriff auf die SAP Activate Inhalte. Das Geniale: Die relevanten Inhalte können Sie direkt in Ihren Solution Manager importieren und dort in das Projekt Management Tool PPM übernehmen, beliebig anpassen und ausprägen.

Wir alle kennen die Metapher vom Solution Manager als „Schweizer Taschenmesser“, da dieser eine solche Vielzahl an Tools und Möglichkeiten mitbringt. Bei intelligentem Einsatz kann dieser das S/4 Projekt optimal unterstützen. Der Schlüssel zum Erfolg ist allerdings, frühzeitig damit zu beginnen, eine ALM-Roadmap zu konzipieren.

Explore, Realize & Deploy

Im Rahmen der Realisierung steht im Solution Manager Kontext bei einer S/4 Einführung die Unterstützung des Requirement-to-Deploy (R2D) Prozesses im Fokus. Durch den Einsatz des Focused Build Add-ons (seit Januar 2020 lizenzkostenfrei) eröffnet sich nun die Möglichkeit den kompletten R2D Prozess im Solution Manager effizient und agil umzusetzen. Orientiert wurde sich hierbei am agilen Framework SAFe, welches sich zur Mission gemacht hat agile Methoden wie SCRUM, Kanban und Lean Management auch in großem Maßstab anwendbar zu machen. Ein Großteil der Anwendungen im Focused Build Kontext sind im schicken SAP UI5 realisiert, was auch die Nutzer begeistern wird.

Die größten Neuerungen im SAP Solution Manager 7.2 gibt es im Bereich Process Management. Die Solution Documentation löst die alten SOLAR Strukturen ab und bringt mit Branches, Scopes, Libraries, BPMN2.0, Sites und vielem mehr alles mit, um sich als „Single Source of Truth“ in ihrem Unternehmen zu etablieren. Wärmstens zu empfehlen ist auch, sich mit dem Best Practice Content zu beschäftigen. Hier stellt SAP zahlreiche Pakete mit vollständigen Prozessdokumentationen inklusive Prozessdiagrammen, Guided Configurations und Testfällen zur Verfügung. Der Best Practice Content kann also eine wertvolle Starthilfe für ihr Projekt sein. Beispielsweise können Sie direkt damit loslegen, Requirements in der Design Branch auf Basis der mitgelieferten und anpassbaren BPMN2.0 Prozessdiagramme zu erfassen. Übrigens ist auch bei der Konzeption der ALM Prozesse unsere Empfehlung, einen Blick auf den verfügbaren Best Practice Content für den SAP Solution Manager 7.2 selbst zu werfen. Auch bereits etablierte ChaRM Prozesse lassen sich über die Aktivierung der Change Control intelligent mit der Solution Documentation verdrahten. Auf diesem Wege wird eine stets aktuell gehaltene Dokumentation gewährleistet .

Für die Testphasen in Ihrem S/4 Projekt stellt der Solution Manager auch zahlreiche Funktionen zur Verfügung. Eine Dokumentation der Testfälle in offline Dokumenten wie Excel gehört durch Focused Build der Vergangenheit an. Bis auf Schrittebene lässt sich im Test Steps Designer dokumentieren. Die Ausführung und das Defect-Handling ist komplett durch FIORI Anwendungen abgedeckt. Die Auswertung im Test Suite Dashboard mit anschaulichen Grafiken und Dashboards hebt das Reporting auch auf ein neues Level. Auch in Sachen Testautomatisierung hat der Solution Manager einiges zu bieten. Vor allem die jüngsten Ankündigungen Tricentis Tosca lizenzkostenfrei anzubieten, schließt wichtige Lücken, wie beispielsweise die Möglichkeit auch in Cloud Anwendungen wie SuccessFactors und Ariba Testfälle automatisieren zu können.

Run

Betrachtet man die Total Cost of Ownership eines SAP S/4HANA Systems, werden in dieser Phase die meisten Kosten anfallen. Der einfache Grund hierfür ist die Zeitdimension. Die Betriebsphase kann gut und gerne 20 Jahre dauern. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf ist klar, dass der „Handover to Operation“ – Übergang vom Projekt in Betrieb – einer der wohl wichtigsten Übergaben ist. Nach einem spannenden Go-Live und einer nervenaufreibenden Hypercare muss sichergestellt werden, dass Wissen und Dokumentationen auch über das Projektende hinaus erhalten bleiben bzw. aktuell gehalten werden.

Auch für die Betriebsphase nach dem Go-Live steht der Solution Manager mit vielen Funktionalitäten als treuer Begleiter zur Verfügung. Vor allem beim Übergang in den Betrieb haben wir die Erfahrung gemacht, dass Kunden, die den Solution Manager von Beginn der Reise als zentrales ALM Tool gewählt haben, stark profitieren. Mit ausgereiften, auf S/4 maßgeschneiderten, Monitoring Funktionalitäten kann auf Probleme schnell reagiert und entsprechend gegengesteuert werden. Auch das bewährte Incident und Problem Management ist im Betrieb von großem Nutzen. Die nahtlose Integration ermöglicht es den Nutzern beispielsweise direkt an der Problemstelle im S/4 System Incidents mit automatischen Kontextinformationen anzulegen.

Ein oft noch unbekannter, aber voller Potenzial steckender Kandidat unter den Focused Solutions ist Focused Insights. Wie bei Focused Build fallen für den Einsatz von Focused Insights seit Januar 2020 keine zusätzlichen Kosten an. Sicher ein guter, aber bei weitem nicht der der einzige Grund, sich die Lösung einmal genauer anzuschauen. Mit Focused Insights lassen sich in kurzer Zeit knackige Dashboards bauen, in welchen alle Daten aus dem Solution Manager aufbereitet werden können. Vor allem die Kombination an individuellen Gestaltungsmöglichkeiten und der intuitiven Erstellung machen Focused Insights zum idealen Reporting Tool im Rahmen des Betriebs – beispielsweise für ihr Operations Control Center (OCC). Natürlich gibt es einige Alternativen im Standard, aber was Anpassbarkeit, Erweiterbarkeit und zentrales Reporting angeht, können die Standard Reports und Dashboards im Solution Manager nicht mithalten. Darüber hinaus sind die Dashboards deutlich schicker! Wer hierzu Lust auf mehr hat: Zum Thema Focused Insights erscheint in Kürze bei uns ein separater Blog-Beitrag.

Fazit

Der SAP Solution Manager 7.2 bietet viele Funktionen, um als umfassende Application Lifecycle Management Plattform im Rahmen der Vorbereitung, der Implementierung und dem späteren Betrieb einer SAP S/4HANA Lösung zu fungieren. Es mag viele andere Tools geben, die Teilmengen der Herausforderungen ähnlich gut, oder gar besser bedienen. Aber wer nach einer ALM Suite mit einem vergleichbaren Abdeckungsgrad und hohem Integrationspotenzial im Rahmen einer S/4 Implementierung sucht, wird höchstwahrscheinlich nicht fündig werden. Wenn die Bandbreite an Tools und Funktionalitäten intelligent orchestriert werden, kann der SAP Solution Manager ein wahrer Game Changer in Ihrem S/4 Projekt sein. Und zu alledem – das sei am Ende nochmal gesagt – lizenzkostenfrei! Wir hoffen Ihnen in diesem Blog einen Einblick gegeben zu haben, welche Potenziale der SAP Solution Manager 7.2 im S/4HANA Kontext bieten kann. Damit der Solution Manager sich allerdings in seiner vollen Stärke entfalten kann, ist es elementar wichtig, rechtzeitig eine ALM Roadmap zu konzipieren. Ein guter Startzeitpunkt hierfür die Prepare Phase, also sechs bis zwölf Monate vor dem eigentlichen S/4HANA Projekt-Kickoff.

Wie können wir Sie unterstützen?

Wir beraten und begleiten Sie bei der Konzeption, Implementierung und Umsetzung einer ALM Plattform – auf prozessualer, technischer und organisatorischer Ebene – um ihre S/4 Reise zu einem Erfolg zu machen. Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Praxiserfahrung und gesammelten Best Practices vieler Umsetzungsprojekte dabei, ihren „wünschenswerten Zustand“ zu erarbeiten, umzusetzen und in der Organisation langfristig zu etablieren. Für einen ersten Einblick in das Thema möchten wir Ihnen unseren Discovery Workshop für den SAP Solution Manager und Focused Build empfehlen. Wenn Sie sich einen ersten Überblick verschaffen wollen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Synaworks Academy Trainings „Application Lifecycle Management mit SAP Solution Manager 7.2 für SAP S/4HANA“ und „SAP S/4HANA mit Focused Build agil umsetzen“ . Natürlich stehen wir Ihnen als Berater in jeder Phase ihrer S/4HANA Reise zur Verfügung. Wir sind gespannt und freuen uns sehr auf Ihre Kontaktaufnahme!


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