In vielen SAP-Projekten zeigt sich ein überraschendes und gleichzeitig kritisches Muster:

Die Fachbereiche sind fachlich verantwortlich, können ihre eigenen Geschäftsprozesse jedoch nicht klar beschreiben oder strukturiert in SAP übersetzen.

Was zunächst nach einem Detailproblem klingt, entwickelt sich schnell zu einem zentralen Projektrisiko. Denn häufig springt die IT ein, um das Projekt am Laufen zu halten, mit weitreichenden Folgen.

Ein Praxisbeispiel aus einem aktuellen SAP-Projekt

Ein IT-Leiter eines mittelständischen Unternehmens (rund 150 Mitarbeitende) schilderte mir kürzlich folgende Situation:

Das Unternehmen befindet sich mitten in der Einführung von SAP Public Cloud, der Go-Live ist in sechs Monaten geplant. Projektteam, Implementierungspartner und Budget, alles passt. Die Stimmung ist grundsätzlich positiv. Doch dann kommt der kritische Punkt:

„Im Projekt haben wir festgestellt, dass die Fachbereiche gar nicht in der Lage sind, ihre eigenen Prozesse fachlich sauber in SAP abzubilden. Unser Hauptthema ist inzwischen Change Management und der Aufbau von Fachprozess-Know-how in der IT. Weil die Fachbereiche es nicht leisten können.“

Geplant war eigentlich, dass jeder Fachbereich eigene Fachverantwortliche stellt, die die Prozesse definieren. In der Realität übernimmt nun die IT diese Aufgabe.

Was auf den ersten Blick pragmatisch wirkt, entpuppt sich schnell als strukturelles Problem.

Das eigentliche Problem:
Wenn Verantwortung verschwimmt
Problem 1: Unklare Business-Verantwortung

Wenn die IT Geschäftsprozesse definiert, trifft sie zwangsläufig Business-Entscheidungen.

Beispiel:

  • Wie soll ein Genehmigungsprozess für Bestellungen über 10.000 € aussehen?
  • Wer entscheidet bei Zielkonflikten?
  • Welche Prozessvariante ist fachlich gewollt?

Fehlen klare Vorgaben aus dem Fachbereich, entstehen später typische Konflikte:

  • Business: „Die IT hat das falsch umgesetzt.“
  • IT: „Uns wurden keine klaren Entscheidungen geliefert.“

Das Ergebnis sind Schuldzuweisungen statt Lösungen.

 

Problem 2: Die IT wird zum „Schatten-Fachbereich“

Viele kennen den Begriff Schatten-IT. Was deutlich seltener benannt wird, ist das Gegenstück: der Schatten-Fachbereich.

Schatten-Fachbereich bedeutet:

Die IT trifft Business-Entscheidungen, weil der Fachbereich seiner Verantwortung nicht nachkommt.

Kurzfristig funktioniert das.

Langfristig führt es dazu, dass:

  • Fachbereiche Verantwortung abgeben
  • IT immer tiefer in fachliche Entscheidungen rutscht
  • Business Ownership verloren geht
  •  
Problem 3: Die IT überfordert sich selbst

In SAP-Transformationsprojekten hat die IT ohnehin mehrere zentrale Aufgaben:

  1. Technische Umsetzung (Customizing, Entwicklung, Tests)
  2. Projektmanagement und Koordination
  3. Qualitätssicherung und Stabilität

Wenn zusätzlich die fachliche Prozessdefinition übernommen wird, ist Überlastung vorprogrammiert mit Auswirkungen auf Qualität, Motivation und Projekterfolg.

Drei typische Szenarien und warum nur eines funktioniert

Szenario 1: IT übernimmt alles
Die IT dokumentiert Prozesse, trifft Business-Entscheidungen und setzt um.

Folgen:
– IT wird zum Sündenbock
– Fachbereiche entziehen sich Verantwortung
– Akzeptanzprobleme nach dem Go-Live

Szenario 2: Fachbereich ist allein verantwortlich
Der Fachbereich definiert Prozesse, IT setzt lediglich um.

Folgen:
– Fachbereiche sind fachlich überfordert
– IT verliert den Gesamtüberblick
– Lösungen bleiben oft ineffizient („So haben wir es immer gemacht“)

Szenario 3: Partnerschaftliches Modell (der einzig nachhaltige Ansatz)

Hier sind Rollen, Verantwortung und Zusammenarbeit klar geregelt:

Fachbereich (Business Owner):
– Definiert was fachlich benötigt wird
– Trifft Entscheidungen bei Zielkonflikten
– Übernimmt Verantwortung für Prozesse

IT (Business Partner):
– Zeigt wie Anforderungen technisch umgesetzt werden können
-Übersetzt Business-Anforderungen in SAP-Logik
– Bringt Optimierungsvorschläge ein

Gemeinsam:
– Prozesse dokumentieren
– Lösungen testen
– Entscheidungen treffen

 

Der Schlüssel: Die Rolle des IT-Business-Partners

Zwischen Fachbereich und IT braucht es eine klare Brückenrolle: den IT-Business-Partner.

Diese Rolle:

  • spricht Business- und IT-Sprache
  • moderiert Workshops
  • strukturiert Anforderungen
  • übersetzt fachliche Ziele in SAP-Lösungen
  • managt Erwartungen auf beiden Seiten

Typische Profile:

  • ehemalige Key User mit IT-Affinität
  • IT-Mitarbeitende mit starkem Prozessverständnis
  • Prozessberater mit SAP-Erfahrung

Fachbereiche konsequent in die Pflicht nehmen

Business Ownership ist nicht optional.

Das Management muss klar kommunizieren:

  • Fachbereiche sind verantwortlich für ihre Prozesse
  • IT unterstützt, entscheidet aber nicht fachlich
  • Zeit und Ressourcen für Key User sind einzuplanen

Konkret bedeutet das:

  • klare Benennung von Prozessverantwortlichen
  • feste Zeitkontingente
  • sichtbares Management-Commitment

Change Management von Anfang an mitdenken

Change Management ist kein Projektbaustein kurz vor dem Go-Live.

Es ist ein integraler Bestandteil der Transformation.

Das bedeutet:

  • frühe Einbindung der Fachbereiche
  • regelmäßige Kommunikation
  • rechtzeitige Schulungen
  • ernsthaftes Aufnehmen von Widerständen

Nicht „kurz vor dem Go-Live“, sondern ab Tag 1.

Fazit: Es geht nicht um Zuständigkeiten, sondern um Zusammenarbeit

Die moderne Rolle der SAP-IT ist nicht:

  • alles selbst zu machen
  • Fachbereiche zu ersetzen
  • Business-Entscheidungen zu übernehmen

Sondern:

  • Partner auf Augenhöhe zu sein
  • zwischen Business und Technik zu übersetzen
  • Entscheidungen zu ermöglichen, nicht zu treffen

IT sagt: WIE
Fachbereich sagt: WAS
Gemeinsam entsteht Erfolg.

Viele der beschriebenen Probleme entstehen nicht aus mangelnder Technik, sondern aus unklaren Rollen, fehlender Business-Verantwortung und zu spätem Change Management.

 

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